Jak zatrudnić pracownika na umowę o pracę

Jak przygotować zatrudnienie pracownika

Etat oznacza podpisanie jednej z trzech umów:

• umowy na okres próbny
• umowy na czas określony
• umowy na czas nieokreślony.

Umowa na okres próbny i na czas określony to inaczej umowy terminowe.

Ważne! W zależności od tego jaką umowę wybierzesz, inne będą zasady jej rozwiązania, w szczególności w zakresie okresów wypowiedzenia.

Pracownik na etacie zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia.

Jeżeli chcesz zatrudnić pracownika na etat, musisz przede wszystkim wiedzieć:

• jaki rodzaj umowy o pracę proponujesz pracownikowi
• jaki jest koszt zatrudnienia na podstawie umowy o pracę
• jaki zakres danych kandydata i pracownika możesz przetwarzać
• jakie są obowiązki informacyjne w stosunku do pracownika
• jakie masz obowiązki dotyczące szkolenia z zakresu bhp i badań lekarskich
• jakie są obowiązki pracodawcy wobec urzędu skarbowego
• jakie są obowiązki pracodawcy wobec ZUS.

Etap procesu zatrudnienia	Obowiązek pracodawcy
rekrutacja	przetwarzanie danych kandydata obowiązki informacyjne związane z przetwarzaniem danych
wybór jednego kandydata	wstępne badania medyczne
zatrudnienie pracownika	podpisanie umowy o pracę obowiązki z zakresu bhp (szkolenie) dodatkowe obowiązki informacyjne w stosunku do pracownika zgłoszenie do ZUS

Kto może podpisać umowę o pracę

Pracodawcą - stroną umowy o pracę - może być osoba fizyczna, która prowadzi działalność gospodarczą, ale też osoba prywatna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, albo jednostka organizacyjna (na przykład spółka jawna, spółka z o.o.).

Jeżeli zatrudniasz pracownika nie musisz tego zgłaszać inspekcji pracy. Wyjątkiem jest obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy o pracę na czas określony ze wskazaniem przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Przeczytaj, jak zgłosić zawarcie umowy o pracę na czas określony

Pracownikiem może być osoba, która ukończyła 18 lat.

Osoby młodsze, które mają ukończone 15 lat, mogą być zatrudniane na szczególnych zasadach i warunkach, w celu przygotowania zawodowego albo do lekkich prac.

Jeżeli chcesz zatrudnić w swojej firmie młodocianego, żeby przygotować go do wykonywania zawodu, musisz to zgłosić do właściwego urzędu miasta lub gminy.

Jeżeli prowadzisz działalność kulturalną, artystyczną, sportową lub reklamową, to możesz zlecić wykonanie pracy lub innych zajęć zarobkowych dziecku przed ukończeniem 16. roku życia.

Nie ma górnej granicy wieku dla zatrudnienia pracownika. Pracownikiem może być na przykład osoba pobierająca emeryturę.

Przeczytaj:

• kiedy można zatrudnić osobę, która nie ma 18 lat
• jak zawiadomić urząd o zawarciu umowy z młodocianym pracownikiem w celu przygotowania zawodowego.

Jak długi może być okres próbny

Pracodawcy zawierają umowy na okres próbny, żeby sprawdzić kwalifikacje pracownika i ocenić, czy warto go zatrudnić do wykonywania określonej pracy na dłużej, na umowę na czas określony lub nieokreślony.

Umowa o pracę na okres próbny może być zawarta na okres nieprzekraczający 3 miesięcy przy czym:

• umowa na okres próbny nie może przekraczać 1 miesiąca, jeżeli pracodawca ma zamiar zatrudnić pracownika na umowie na czas określony krótszy od 6 miesięcy
• umowa na okres próbny nie może przekraczać 2 miesięcy, jeżeli pracodawca ma zamiar zatrudnić pracownika na umowie na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy, ale krótszy niż 12 miesięcy.

W umowie na okres próbny, który nie przekracza 2 miesięcy, podaje się okres, na który strony zamierzają zawrzeć umowę na czas określony krótszy niż 12 miesięcy.

Umowę o pracę na okres próbny na 1 miesiąc lub 2 miesiące można wydłużyć, jeśli uzasadnia to rodzaj pracy podjętej przez pracownika. Można to zrobić tylko raz i maksymalnie o 1 miesiąc w stosunku do pierwotnego terminu.

Wyjątkowo umowę na okres próbny możesz zawrzeć ponownie z tą samą osobą w sytuacji, gdy ma być zatrudniona w celu wykonywania innego rodzaju pracy.

Pamiętaj! Umowa o pracę na okres próbny może zostać przedłużona o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika (na przykład choroby), jeżeli pracodawca i pracownik wpiszą taką możliwość do umowy.

Przykład

Pan Roman wykonywał pracę na podstawie umowy na okres próbny (1.02-30.04.2019) oraz umowy na czas określony (1.05-31.12.2019) na stanowisku kasjera/sprzedawcy w sklepie. 1 01.2020 pracodawca zawarł z panem Romanem kolejną umowę na okres próbny, na stanowisku magazyniera.

Ważne! W zależności od tego na jak długo zawierasz umowę na okres próbny, różne są okresy wypowiedzenia takiej umowy. Sprawdź, czym się różnią okresy wypowiedzenia. Długość umowy decyduje o długości okresu wypowiedzenia.

Ile może trwać umowa na czas określony

Jeżeli chcesz zatrudnić pracownika na określony czas, masz do wyboru dwie możliwości:

• Możesz nie podawać przyczyny jej zawarcia i wtedy, z tym samym pracownikiem, możesz zawrzeć nie więcej niż 3 umowy na czas określony, a łączny okres zatrudnienia nie może być dłuższy niż 33 miesiące. Do czasu trwania bądź liczby umów na czas określony nie wlicza się okresu zatrudnienia w ramach umowy o pracę na okres próbny.

Ważne! Jeżeli strony uzgodniły w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony dłuższy okres wykonywania pracy na podstawie tej umowy, np. podpisały aneks, to uważa się to za kolejną umowę o pracę na czas określony, zawartą od dnia następującego po dniu, w którym miało nastąpić rozwiązanie tej umowy.

• Możesz zawrzeć umowę na czas określony na okres dłuższy niż 33 miesiące albo zawrzeć więcej niż 3 takie umowy z tym samym pracownikiem, o ile masz ku temu powody, zgodne z określonymi w Kodeksie pracy, czyli:
  • w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy
  • w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym
  • w celu wykonywania pracy przez okres kadencji, na przykład w sytuacjach definiowanych w Kodeksie spółek handlowych)
  • jeżeli wskażesz obiektywne przyczyny leżące po twojej jako pracodawcy po stronie, na przykład z powodu realizacji dodatkowego, tymczasowego projektu.

Kodeks pracy nie definiuje pojęcia prace dorywcze bądź sezonowe. Oceniając czy ten wyjątek ma zastosowanie trzeba wspomagać się powszechnym znaczeniem tych zwrotów w języku polskim.

„Dorywczy”, czyli wykonywany od czasu do czasu lub gdy zachodzi taka potrzeba. „Sezonowy”, czyli właściwy jakiemuś sezonowi (w szczególności związany z porami roku).

Uwaga! W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony z jednej z wyżej wskazanych przyczyn należy w umowie wpisać cel jej zwarcia lub okoliczności tego przypadku. To oznacza, że w umowie musisz zamieścić informacje o obiektywnych przyczynach, które uzasadniają zawarcie takiej umowy.

Zawarcie umowy na czas określony ze wskazaniem przyczyn leżących po stronie pracodawcy (na przykład realizacja projektu) wiąże się z określonymi obowiązkami pracodawcy w stosunku do Państwowej Inspekcji Pracy.

Przede wszystkim musisz zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu takiej umowy o pracę w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia. W zawiadomieniu trzeba wskazać, które uzasadniają zawarcie takiej umowy.

Przeczytaj jak zgłosić zawarcie umowy o pracę na czas określony.

Pamiętaj! Jeśli nie prześlesz informacji do urzędu o zawarciu umowy o pracę na czas określony w terminie 5 dni od jej zawarcia, może ci grozić kara grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Kiedy umowa na czas określony przekształca się w umowę na czas nieokreślony

Jeżeli w umowie o pracę na czas określony nie wskazano przyczyn jej zawarcia, a okres jej obowiązywania jest dłuższy niż okres 33 miesiące lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż 3, to przyjmuje się, iż pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony:

• od dnia następującego po upływie okresu 33 miesięcy
• od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony.

Przykład 1

Firma sprzątająca zawarła z panem Janem 3 umowy na czas określony, każda na okres 10 miesięcy (łącznie 30 miesięcy). Firma planuje zawrzeć czwartą umowę na czas określony na 3 miesiące. Chociaż czas trwania umów nie przekroczy okresu 33 miesięcy, to zawarcie 4 umowy oznacza, że pan Jan zostanie zatrudniony na umowę na czas nieokreślony.

Przykład 2

Pani Katarzyna zawarła pierwszą umowę na czas określony na 24 miesiące. Umowa zakończyła się 31 stycznia 2022 roku. Następnie zawarła drugą umowę na okres 24 miesięcy, która ma się zakończyć 31 stycznia 2024 roku. Dopuszczalny okres 33 miesięcy zatrudnienia na czas określony upłynie 31 października 2022 roku. Tym samym od 1 listopada 2022 roku. pani Katarzyna będzie zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Jeżeli strony w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony uzgodniły dłuższy okres wykonywania pracy na podstawie tej umowy i na przykład podpisały aneks, to uważa się to za zawarcie nowej umowy o pracę na czas określony, zawartej od dnia następującego po dniu, w którym miało nastąpić rozwiązanie poprzedniej umowy.

Przykład

Pan Marek zawarł 3 umowy o pracę na czas określony z tym samym pracodawcą, każdą na 8 miesięcy. Ostatnia umowa miała trwać do 30 września 2020 r. 10 sierpnia 2020 r. pan Marek podpisał z pracodawcą aneks, w którym uzgodnili wydłużenie ostatniej umowy do 31 grudnia 2020 r. Takie wydłużenie czasu trwania umowy będzie potraktowane jako zawarcie 1 października 2020 r. czwartej umowa na czas określony. Tym samym od tego dnia umowa o pracę Pana Marka będzie uznana za umowę o pracę na czas nieokreślony.

Umowa o pracę na czas nieokreślony

Umowa na czas nieokreślony - jak wskazuje jej nazwa - jest umową bezterminową i obowiązuje do dnia jej rozwiązania lub wygaśnięcia.

Strony mogą ją rozwiązać za wypowiedzeniem albo bez zachowania okresu wypowiedzenie w określonych w przepisach sytuacjach.

Przeczytaj, jakie są zasady rozwiązywania umów o pracę.

Jak przygotować umowę o pracę

Szczegółowe postanowienia umowy o pracę w dużym stopniu zależą od specyfiki danej pracy, na przykład czy jest to praca biurowa, praca przedstawiciela handlowego czy praca na budowie. Jednak niezależnie od tej specyfiki, umowę o pracę musisz zawsze sporządzić na piśmie, w dwóch egzemplarzach.

Jeden egzemplarz umowy zachowujesz dla siebie i wkładasz do części „B” akt osobowych pracownika, drugi dajesz pracownikowi.

Przeczytaj, jak prowadzić dokumentację pracowniczą.

Umowa powinna zostać podpisana przez ciebie i pracownika przed dopuszczeniem do pracy i musi określać przynajmniej:

• rodzaj pracy (na przykład ślusarz, pracownik działu administracji, kierowca, dyrektor ds. finansowych); doprecyzowanie zadań i obowiązków pracownika w zakresie rodzaju pracy określonego w umowie może nastąpić w przygotowanym dla pracownika lub danego stanowiska zakresie czynności - tak zwanym zakresie obowiązków
• miejsce wykonywania pracy: ze względu na różnorodność sektorów czy specyfikę zadań powierzanych pracownikom, można wskazać:
• adres siedziby pracodawcy lub zakładu pracy
• określony obszar geograficzny, na przykład „województwo mazowieckie” w przypadku przedstawicieli handlowych, którzy stale realizują zadania na tym obszarze
• wynagrodzenie za pracę
• wymiar czasu pracy, na przykład "cały etat"
• dzień rozpoczęcia pracy, na przykład "1 lutego 2019 r."
• wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem składników wynagrodzenia, które się na nie składają, na przykład wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy,
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
• czas jej trwania lub dzień jej zakończenia
• okres na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony jeśli jest krótszy niż 12 miesięcy
• w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Dodatkowo umowa może zawierać:

• postanowienie o możliwości przedłużenia umowy o czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności
• postanowienie o wydłużeniu umowy o nie więcej niż 1 miesiąc, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

Jeżeli umowa o pracę z pracownikiem nie została zawarta na piśmie, to przed dopuszczeniem go do pracy należy potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do:

• stron umowy
• rodzaju umowy
• warunków umowy.

Przeczytaj, jakie są składniki wynagrodzenia na umowie o pracę.

Ważne! Dzień wskazany jako termin rozpoczęcia pracy oznacza dzień nawiązania stosunku pracy.

Przykład

Pan Jan podpisał umowę 10 stycznia 2021 roku z datą rozpoczęcia pracy określoną w dniu 1 lutego 2021 roku. Stosunek pracy rozpoczął się 1 lutego 2021 roku.

Zobacz przykładowy wzór umowy o pracę.

Jak poinformować o warunkach zatrudnienia

Nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, musisz poinformować pracownika, na piśmie lub w formie elektronicznej, o podstawowych warunkach zatrudnienia.

Zakres informacji zależy od tego, czy w firmie został wprowadzony regulamin pracy.

Forma elektroniczna dotyczy sytuacji, gdy pracownik ma dostęp do informacji z możliwością jej wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód jej otrzymania przez pracownika.

Informacja powinna dotyczyć:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy
• obowiązującym dobowych i tygodniowych normach i wymiarze czasu pracy
• przysługujących przerwach w pracy
• przysługującym dobowym i tygodniowym odpoczynku
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy
• innych niż określone w umowie o pracę przysługujące składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne oraz rzeczowe
• wymiarze przysługującego płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresu wypowiedzenia umowy oraz terminie odwołania się do sądu pracy
• prawie do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia , w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy
• układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, o ile taki układ obowiązuje.

W ciągu 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca musi poinformować pracownika:

• nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego do której wpływają jego składki
• o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez firmę na przykład o dodatkowym ubezpieczeniu emerytalnym, PPK).

Powyższe informacje (poza zasadami przemieszczenia się) pracodawca może przedstawić pracownikowi poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Może to zrobić w formie pisemnej lub elektronicznej.

Jeżeli nie masz ustalonego regulaminu pracy, czyli zatrudniasz mniej niż 50 pracowników i nie został on wprowadzony dobrowolnie, to dodatkowo poinformuj pracowników o miejscu, terminie, czasie i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, porze nocnej obowiązującej w twojej firmie oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W przypadku pracodawców, którzy zatrudniają 50 osób i więcej lub dobrowolni zdecydowali się na jego wprowadzenie, informacje te wynikają z regulaminu pracy, dlatego każdy pracownik podejmując pracę potwierdza na piśmie, że zapoznał się z regulaminem pracy.

Sprawdź, jakie informacje trzeba przekazać pracownikowi w informacji o warunkach zatrudnienia.

	mniej niż 50 pracowników nie ma regulaminu pracy	50 pracowników i więcej ma regulamin pracy
Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy, np. „8-godzinna dobowa norma czasu pracy i 40-godzinna przeciętnie tygodniowa norma czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym”	Tak	Tak
Częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracp, np. „wynagrodzenie za pracę wypłacane jest raz w miesiącu”	Tak	Tak
Wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, np. „pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze: 26 dni”	Tak	Tak
Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę, np. „okres wypowiedzenia wynosi: 3 miesiące”	Tak	Tak
Układ zbiorowy pracy, którym pracownik jest objęty, np. „Nie jest Pani objęta układem zbiorowym pracy”	Tak	Tak
Praca nocna, np. „Pora nocna obowiązuje pomiędzy godz. 22:00 a 06:00”	Tak	Nie. Uregulowane w regulaminie pracy
Miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia, np. „Wynagrodzenie jest wypłacane na podane przez pracownika konto do dnia 28 każdego dnia miesiąca. Jeżeli dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie za pracę wypłaca się w dniu poprzednim.”	Tak	Nie. Uregulowane w regulaminie pracy
Przyjęty sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy, np. „Pracownik potwierdza przybycie własnoręcznym podpisem na liście obecności”	Tak	Nie. Uregulowane w regulaminie pracy
Przyjęty sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy, np. „Pracownik powiadamia pracodawcę w ciągu 2 dni o przyczynie nieobecności. Dokumenty usprawiedliwiające nieobecność jest obowiązany przekazać do działu kadr w ciągu 7 dni od rozpoczęcia nieobecności”	Tak	Nie. Uregulowane w regulaminie pracy

Pracownik jest informowany przez pracodawcę również w sytuacjach, gdy wymienione warunki zatrudnienia ulegną zmianie albo gdy pracownik zostanie objęty układem zbiorowym pracy lub innym zbiorowym porozumienie.

Pracodawca nie będzie musiał ich przygotowywać, jeśli zmiany będą wynikały z powszechnych zmian w przepisach, które zostały wcześniej wskazane pracownikowi.

Ważne! Przed dopuszczeniem pracownika do pracy i faktycznym podjęciem przez niego pracy musisz uzyskać:

• pisemne potwierdzenie, że pracownik zapoznał się z:

  • treścią regulaminu pracy, a jeżeli go nie masz, bo jesteś małym pracodawcą, to z informacją w sprawie czasu pracy
  • z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy

• potwierdzenie, że pracownik został poinformowany o:

  • warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia
  • celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ile jest stosowany
  • ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Te potwierdzenia przechowujesz w aktach osobowych pracownika – w części „B”.

Obowiązkiem pracodawcy będzie też poinformowanie pracownika o zmianie adresu siedziby lub miejsca zamieszkania (w przypadku gdy firma nie ma siedziby), w formie pisemnej lub elektronicznej – w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu.

Badania lekarskie

Badania wstępne, okresowe i kontrolne

Nie możesz dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Pracownik ma obowiązek poddać się badaniom lekarskim. Odmowa wykonania polecenia pracodawcy w tym zakresie jest traktowana jak naruszenie wykonania polecenia dotyczącego pracy i może być podstawą do rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Pamiętaj! W trakcie trwania stosunku pracy, pracownik musi poddawać się okresowym i kontrolnym badaniom lekarskim (po co najmniej 30 dniach nieobecności w związku z chorobą). Jeśli pracownik ze swojej winy nie poddał się badaniu lekarskiemu i nie wydano mu orzeczenia, to za czas niewykonywania pracy z tego powodu nie otrzyma wynagrodzenia.

Badania wstępne, a następnie okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane przez placówkę medyczną (służba medycyny pracy) na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę.

Badania lekarskie pracownik wykonuje na koszt pracodawcy i, w miarę możliwości, w godzinach pracy.

Skierowanie na badanie

W związku z:

• przyjęciem pracownika do pracy
• przeniesieniem młodocianego pracownika na inne stanowisko pracy
• przeniesieniem innego pracownika na stanowisko pracy na którym występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,

wydajesz trzy egzemplarze skierowania na badania – jedno dla placówki medycznej, drugie dla przyszłego pracownika, a trzecie umieszczasz w aktach osobowych.

Skierowanie powinno:

• określać rodzaj badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane
• określać stanowisko pracy, na którym ta osoba ma być zatrudniona; możesz wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk pracy, w kolejności odpowiadającej potrzebom twojego zakładu
• zawierać opis warunków pracy. W opisie należy umieścić informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy. Ponadto trzeba podać ich wielkości narażenia oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach.

Zobacz wzór skierowania na badania lekarskie.

Nie musisz kierować na badania lekarskie pracownika, którego:

• przyjmujesz ponownie do pracy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy
• przyjmujesz do pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli pracownik posiada aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i stwierdzisz, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy.

Ważne! Nie możesz skorzystać z orzeczenia lekarskiego wydanego w związku z zatrudnieniem u innego pracodawcy, jeżeli przyjmujesz pracownika do pracy do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Orzeczenie lekarskie

Badanie wstępne kończy się orzeczeniem lekarskim stwierdzającym, że w warunkach pracy, opisanych w skierowaniu na badania lekarskie:

• brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku albo
• istnieją przeciwwskazania do pracy na określonym stanowisku.

Lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne wydaje dwa orzeczenia – osobie badanej oraz pracodawcy. Swój egzemplarz orzeczenia pracodawca umieszcza w aktach osobowych pracownika.

Badania sanitarno-epidemiologiczne

Osoby podejmujące lub wykonujące prace, przy których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby (na przykład praca w gastronomii czy jako hostessa reklamująca produkty spożywcze), muszą obowiązkowo przejść badania sanitarno-epidemiologiczne.

Na te badania kierujesz je ty jako pracodawca albo zlecający wykonanie prac i ty ponosisz ich koszty.

Badania laboratoryjne u osób podlegających obowiązkowym badaniom sanitarno-epidemiologicznym przeprowadzają akredytowane laboratoria:

• Państwowej Inspekcji Sanitarnej lub Wojskowej Inspekcji Sanitarnej oraz inne laboratoria, na podstawie umów zawieranych z tymi organami
• jednostek właściwych w zakresie chorób płuc i gruźlicy – w przypadku badań w kierunku gruźlicy, na podstawie umów zawieranych z właściwymi miejscowo organami.

Wyniki badań przekazywane są w formie orzeczenia lekarskiego osobie badanej i tobie jako pracodawcy (albo zlecającemu wykonanie prac). Orzeczenie stwierdza o:

• zdolności do wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby
• czasowych lub trwałych przeciwwskazaniach do wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

Osoby posiadające czasowe lub trwałe przeciwwskazania do wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby, nie mogą wykonywać tych prac.

Ty jako pracodawca lub zlecający wykonanie pracz masz obowiązek – z zachowaniem poufności – niezwłocznie odsunąć pracownika lub wykonującego prace od wykonywania tych prac.

Szkolenia BHP i ocena ryzyka

Na pracodawcy ciąży wiele obowiązków w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Należą do nich między innymi.:

• zaznajamianie pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanych przez nich prac
• wydawanie szczegółowych instrukcji i wskazówek dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy
• dostarczenie pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej oraz informowanie o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Przeczytaj, jakie są obowiązki pracodawcy z zakresu BHP.

W przypadku przyjmowania nowego pracownika do pracy masz obowiązek:

• zapewnić pracownikowi przeszkolenie w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy. Odbycie szkolenia ogólnego oraz na stanowisku pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.
• zapoznać pracownika z oceną ryzyka zawodowego oraz zasadami ochrony przed zagrożeniami.

Przeczytaj więcej o ocenie ryzyka zawodowego.

Ważne! Potwierdzenie poinformowania pracownika o ryzyku zawodowym powinno zostać włożone do części „B” akt osobowych.

Szkolenia odbywają się na koszt pracodawcy w godzinach pracy pracownika i obejmują:

• szkolenie wstępne ogólne, zwane „instruktażem ogólnym” - powinno zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z podstawowymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy zawartymi w Kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.
• szkolenie wstępne na stanowisku pracy, nazywane „instruktażem stanowiskowym” – powinno zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.
• inne szkolenie niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na danym stanowisku, którego obowiązek przeprowadzenia wynika z przepisów prawa, postanowień układu zbiorowego, regulaminu, umowy o pracę lub polecenia przełożonego – w tym wypadku jeśli szkolenie odbędzie się poza godzinami pracy pracownika wliczają się one do jego czasu pracy.

Jeśli pracownik jest zatrudniony na więcej niż jednym stanowisku pracy to należy go przeszkolić w zakresie każdego ze stanowisk pracy.

Ważne! Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u ciebie bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę.

W sytuacjach poważnego naruszenia przepisów lub zasad BHP pracodawca może rozwiązać z pracownikiem umowę zarówno za wypowiedzeniem, jak i bez wypowiedzenia. Kwalifikuje wówczas naruszenie pracownika jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Pamiętaj! Brak wdrożenia odpowiednich zasad BHP w firmie może prowadzić do odpowiedzialności wykroczeniowej od 1 000 zł do 30 000 zł kary grzywny. Karę tę poniesie ten kto będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeśli jako pracodawca zaniedbasz obowiązki związane BHP, musisz liczyć się też z możliwością rozwiązania z tego powodu przez pracownika jego umowy w trybie natychmiastowym (bez wypowiedzenia).

Przeczytaj:

• kiedy pracownik może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia
• jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie BHP .

Obowiązki pracownika w zakresie BHP

Podstawowe obowiązki pracownika z zakresu BHP to między innymi:

• przestrzeganie zasad BHP
• znajomość przepisów i zasad BHP
• branie udziału w szkoleniach i instruktażach BHP
• wykonywanie pracy zgodnie z zasadami i przepisami BHP
• stosowanie się do poleceń i wskazówek przełożonych z zakresu BHP
• dbanie o należyty stan maszyn i sprzętu oraz porządku i ładu w miejscu pracy.

Jeśli pracownik nie przestrzega zasad i przepisów BHP pracodawca może pociągnąć go do odpowiedzialności porządkowej za którą pracownikowi grożą kara upomnienia lub kara nagany. Pracodawca może również zastosować wobec pracownika karę pieniężną.