Przetwarzanie danych kandydata i pracownika. Jakie są obowiązki pracodawcy

Jakie dane można zbierać od kandydata do pracy i pracownika

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie możesz żądać podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko
• datę urodzenia
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę
• wykształcenie
• kwalifikacje zawodowe
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia możesz żądać, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

W momencie, kiedy z kandydatem zostanie zawarta umowa o pracę i staje się on pracownikiem, możesz żądać dodatkowych danych, które obejmują:

• adres zamieszkania
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (dokumentem potwierdzającym tożsamość jest: dowód osobisty, paszport albo mDowód - dokument mObywatel
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Zobacz kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy i kwestionariusz osobowy dla pracownika.

Inne dane osobowe zbierasz, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Na przykład podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi (spoza UE, obszaru EOG i Szwajcarii) jest obowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jakie dane można pobierać za zgodą kandydata lub pracownika

Dodatkowe dane możesz pozyskiwać za zgodą kandydata lub pracownika na twój wniosek albo z inicjatywy osoby zainteresowanej.

Zgoda nie może dotyczyć wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Ważne! Z przepisów szczególnych może jednak wynikać obowiązek bądź uprawnienie pracodawcy do weryfikacji karalności. Na przykład podmiot sektora finansowego ma prawo żądać udzielenia informacji dotyczących skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwo. od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na stanowisku związanym z:

• zarządzaniem mieniem tego podmiotu lub osób trzecich,
• dostępem do informacji prawnie chronionych,
• podejmowaniem decyzji obarczonych wysokim ryzykiem utraty mienia tego podmiotu lub osób trzecich lub wyrządzenia innej znacznej szkody temu podmiotowi lub osobom trzecim.

Podmioty i rodzaje przestępstw objętych obowiązkiem udzielenia informacji są określone w Ustawie z dnia 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego.

Dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, dane biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej można pozyskiwać za zgodą osoby zainteresowanej, ale wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy kandydata lub pracownika.

Uwaga! Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Jakie są obowiązki informacyjne wobec kandydatów i pracowników

Jako podmiot zbierający dane od kandydatów lub pracowników masz obowiązek podać im informacje o:

• pełnej nazwie i adresie swojej siedziby
• danych kontaktowych inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczył)
• celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania
• znanych mu odbiorcach danych (rozumianych szeroko) lub ich kategoriach w chwili gromadzenia danych
• zamiarze transgranicznego przetwarzania danych (o ile taki istnieje)
• okresie, w którym dane będą przetwarzane, bądź kryteriach ustalania tego okresu
• przysługujących im prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
• prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody)
• prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO
• dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich niepodania.

Zobacz przykład klauzuli informacyjnej (zgodnie z poradnikiem UODO Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców).

Przeczytaj o przetwarzaniu danych kandydatów i pracowników, obowiązkach i uprawnieniach pracodawców tym zakresie (m.in. proces rekrutacji, przetwarzanie dane kandydatów do pracy po zakończeniu rekrutacji).