Jak ustalać i rozliczać czas pracy

Definicja czasu pracy

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy od momentu stawienia się w wyznaczonym czasie w zakładzie pracy lub w innym miejscu, w którym praca ma być wykonywana, do upływu określonego czasu pracy albo później, jeśli pracownik został zobowiązany do pracy w godzinach nadliczbowych.

Ważne! Nie jest czasem pracy czas dojazdu pracownika z miejsca zamieszkania do miejsca pracy i z powrotem.

Do celów rozliczania czasu pracy pracownika:

• doba to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy
• tydzień to 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.

Normy i wymiar czasu pracy

W przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym, normy czasu pracy określone w Kodeksie pracy wynoszą:

• 8 godzin na dobę (norma dobowa)
• przeciętnie 40 godzin na tydzień (norma tygodniowa).

Okres rozliczeniowy to określony przez danego pracodawcę przedział czasu, w którym jest dokonywane rozliczenie czasu pracy, na przykład 1-miesięczny, 3-miesięczny.

Na podstawie tych norm pracodawca ustala liczbę godzin i dni do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym, czyli wymiar czasu pracy pracownika.

Wymiar czasu pracy pracownika oblicza się:

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Przykład

Wymiar czasu pracy do przepracowania we wrześniu 2024 roku to 176 godzin (40 godzin × 4 tygodnie) + (8 godzin × 2 dni).

Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, ustalony w powyższy sposób, ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Ważne! Każde święto określone w przepisach o dniach wolnych od pracy, które wypada w okresie rozliczeniowym w innym dniu niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Święta, które są dniami wolnymi od pracy, to:

• 1 stycznia – Nowy Rok
• 6 stycznia – Święto Trzech Króli
• pierwszy i drugi dzień Wielkanocy
• 1 maja – Święto Państwowe
• 3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja
• dzień Zielonych Świątek
• dzień Bożego Ciała
• 15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny
• 1 listopada – Wszystkich Świętych
• 11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości
• 25 i 26 grudnia – pierwszy i drugi dzień świąt Bożego Narodzenia.

Przykład

Wymiar czasu pracy do przepracowania w sierpniu 2024 roku to 160 godzin (40 godzin × 4 tygodnie) + (8 godzin x 1 dzień) – 8 godzin (1 święto).

Wymiar czasu pracy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oblicza się według takich samych zasad jak dla pełnego wymiaru, a następnie obniża się go proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

Czas pracy pracującego w nocy nie może przekraczać 8 godzin na dobę, jeżeli wykonuje prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym. Ograniczenia te nie dotyczą:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
• prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Pracownik pracujący w nocy – pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną.

Ważne! Normy czasu pracy mogą być modyfikowane przez przepisy szczególne. Czas pracy młodocianego do 16 lat nie może przekraczać 6 godzin na dobę.

Niższą normę czasu pracy (7/35) przewidują też przepisy Ustawy z 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Okresy odpoczynku i przerwy w pracy

Odpoczynek dobowy

Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (odpoczynek dobowy).

Odpoczynek dobowy może być skrócony w przypadku:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, czyli kierujących jednoosobowo tym zakładem i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy
• głównych księgowych
• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Jeżeli odpoczynek dobowy pracownika został skrócony, przysługuje mu równoważny okres odpoczynku w okresie rozliczeniowym.

Odpoczynek tygodniowy

Pracownik ma prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (odpoczynek tygodniowy).

Odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w niedzielę. Niedziela obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 6.00 w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Jeżeli praca w niedzielę jest dozwolona, odpoczynek tygodniowy może przypadać w innym dniu niż niedziela.

Tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin niż 35, ale nie może być krótszy niż 24 godziny w przypadku:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii
• zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.

Pracownikowi młodocianemu przysługuje w każdym tygodniu co najmniej 48 godzin nieprzerwanego odpoczynku, który powinien obejmować niedzielę.

W przypadku zastosowania równoważnego systemu czasu pracy:

• przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy, których dobowy wymiar czasu pracy został przedłużony (maksymalnie do 16 godzin)
• dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych, których dobowy wymiar czasu pracy został przedłużony (maksymalnie do 24 godzin)

pracownikowi przysługuje – bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy – odpoczynek przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin, niezależnie od odpoczynku tygodniowego.

Przerwy w pracy

Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy.

Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy młodocianego jest dłuższy niż 4,5 godziny, pracodawca jest obowiązany wprowadzić przerwę w pracy trwającą nieprzerwanie 30 minut, wliczaną do czasu pracy.

Pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych.

Taką przerwę w pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych powinni mieć skrócony czas pracy. W takim wypadku pracodawca może:

• zastosować niższe normy dobowe (poniżej 8 godzin na dobę) i tygodniowe (mniej niż przeciętnie 40 godzin na tydzień)
• wprowadzić przerwy wliczane do czasu pracy.

W przypadku pracy monotonnej oraz pracy w ustalonym z góry tempie wprowadzenie przerw wliczanych do czasu pracy stanowi jedyny dopuszczalny sposób skrócenia czasu pracy.

Systemy czasu pracy

Pracodawcy mogą stosować:

• podstawowy system czasu pracy, w którym dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym czterech miesięcy

• równoważny system czasu pracy – jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy:

  • do 12 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca; w szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może być przedłużony do trzech miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych – do czterech miesięcy
  • przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy – jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 16 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca
  • w stosunku do pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych istnieje możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 24 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca; w szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może zostać przedłużony do trzech miesięcy, zaś przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych – do czterech miesięcy
• pracę w ruchu ciągłym, kiedy ze względu na technologię produkcji lub konieczność ciągłego zaspokajania potrzeb ludności nie może być przerywana. Dopuszczalne jest wtedy przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym czterech tygodni, z możliwością przedłużenia w jednym dniu, w niektórych tygodniach dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. Liczba godzin odpowiadająca przedłużonemu tygodniowemu wymiarowi czasu pracy nie może przekraczać 4 godzin na każdy tydzień okresu rozliczeniowego, w którym następuje przedłużenie czasu pracy
• system skróconego tygodnia pracy – może być stosowany na pisemny wniosek pracownika. W tym systemie jest dopuszczalne wykonywanie pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca.
• system pracy weekendowej – może być stosowany na pisemny wniosek pracownika. W tym systemie praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta oraz dopuszcza się przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca.
• system przerywanego czasu pracy – może być stosowany, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. W tym systemie ustalony z góry rozkład czasu pracy może przewidywać nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednak za czas przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia za czas przestoju. Przerwa nie może trwać dłużej niż 5 godzin

Ważne! Systemu przerywanego czasu pracy nie można łączyć z równoważnym systemem czasu pracy lub jego modyfikacjami oraz z pracą w ruchu ciągłym, z systemem skróconego tygodnia pracy i systemem pracy weekendowej. W systemie przerywanego czasu pracy nie można zatrudniać kobiety w ciąży ani pracownika opiekującego się dzieckiem poniżej czwartego roku życia – chyba że pracownik wyrazi na to zgodę.

• system zadaniowego czasu pracy – może zostać wprowadzony, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy bądź jej organizacją albo jeśli uzasadnia to miejsce wykonywania pracy. W tym systemie pracodawca powierza pracownikowi określone zadania, ustalając – w porozumieniu z pracownikiem – czas niezbędny do ich wykonania, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy wynikającego z 8-godzinnej normy dobowej czasu pracy oraz przeciętnie 40-godzinnej normy tygodniowej w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Uwaga! To, jakie systemy czasu pracy są stosowane u pracodawcy, powinno wynikać z wewnątrzzakładowych przepisów obowiązujących u tego pracodawcy, na przykład z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo z obwieszczenia. Zastosowanie do pracownika systemów: skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej następuje na podstawie umowy o pracę.

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

W systemach równoważnego czasu pracy, czasu pracy w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej pracodawca powinien ograniczyć czas pracy do 8 godzin na dobę w przypadku:

• pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia
• pracownic w ciąży
• pracowników opiekujących się dzieckiem poniżej czwartego roku życia, bez ich zgody.

Pracownicy, którym skrócono w ten sposób czas pracy, zachowują prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany.

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy w systemie przerywanego czasu pracy, ruchomego czasu pracy lub w indywidualnym czasie pracy, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej przez:

• pracownika małżonka albo pracownika rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej
• pracownika rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie właściwego lekarza stwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia

• pracownika rodzica:

  • dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia
  • dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej.

Rozkłady czasu pracy

W ramach systemów czasu pracy pracodawca może stosować wobec pracowników różne rozkłady czasu pracy, które powinny być ustalone w przepisach zakładowych obowiązujących u pracodawcy, czyli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.

Nie wszyscy pracownicy muszą jednak pracować w rozkładach czasu pracy wynikających z przepisów zakładowych. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, w którym pracownik jest zatrudniony.

Bez względu na stosowany system czasu pracy jest dopuszczalna praca zmianowa, czyli wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory świadczenia pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni.

Pamiętaj! Pracodawca nie może zatrudniać w porze nocnej pracownic w ciąży ani młodocianych – jest to zakaz bezwzględny. Natomiast pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia nie wolno zatrudniać w porze nocnej bez zgody tego pracownika.

Rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które są dla pracowników dniami pracy. Rozkład czasu pracy może także przewidywać przedział czasu – w takim przypadku to pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który jest dla pracownika dniem pracy (ruchomy czas pracy). Wykonywanie pracy zgodnie z takimi rozkładami czasu pracy:

• nie może naruszać prawa pracownika do minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego
• ponowne świadczenie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Rozkład czasu pracy pracownika może być sporządzony na piśmie lub w formie elektronicznej, w tym na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej jeden miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na jeden tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Pracodawca może nie sporządzać rozkładu czasu pracy, jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę
• w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z normy dobowej (8 godzin na dobę) i tygodniowej (przeciętnie 40 godzin na tydzień) – w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik
• na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady ruchomego czasu pracy
• na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

W przypadku, gdy w danym miesiącu pracownik – ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym – nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Przeczytaj więcej o zasadach wynagradzania pracowników i o płacy minimalnej.

Praca w niedzielę i święta

Niedziele i święta są co do zasady dniami wolnymi od pracy. Praca w te dni jest dozwolona jedynie na zasadzie wyjątku:

• gdy konieczne jest prowadzenie akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska
• gdy konieczne jest usunięcie awarii
• przy niezbędnych remontach, w transporcie i komunikacji
• przy pilnowaniu mienia i ochrony osób
• w rolnictwie i hodowli
• pracy w ruchu ciągłym i pracy zmianowej
• w zakładowych strażach pożarnych i w zakładowych służbach ratowniczych
• przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności (w szczególności w zakładach świadczących usługi dla ludności, w gastronomii, zakładach hotelarskich, jednostkach gospodarki komunalnej, zakładach opieki zdrowotnej i innych placówkach służby zdrowia przeznaczonych dla osób, których stan zdrowia wymaga całodobowych lub całodziennych świadczeń zdrowotnych, jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej oraz jednostkach organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej zapewniających całodobową opiekę, zakładach prowadzących działalność w zakresie kultury, oświaty, turystyki i wypoczynku)
• w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta

• przy wykonywaniu prac:

  • polegających na świadczeniu usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub urządzeń telekomunikacyjnych w rozumieniu przepisów prawa telekomunikacyjnego, odbieranych poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli zgodnie z przepisami obowiązującymi odbiorcę usługi, niedziele i święta są u niego dniami pracy
  • zapewniających możliwość świadczenia tych usług.

Za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 6:00 w tym dniu a godziną 6:00 dnia następnego, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Pracodawca może ustalić inną godzinę rozpoczęcia pracy w niedziele i święta w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli rozkład czasu pracy obejmuje pracę w niedziele i święta, pracownikom zapewnia się łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Pamiętaj! W placówkach handlowych praca w niedziele, z wyjątkiem wskazanych w przepisach niedziel w ciągu roku, i w święta jest niedozwolona. 24 grudnia i w sobotę bezpośrednio poprzedzającą pierwszy dzień Wielkiej Nocy praca jest dozwolona do godziny 14:00.

Jeżeli u pracodawcy wykonywana jest praca w niedziele lub święta:

• pracodawca powinien zapewnić pracownikowi inny dzień wolny od pracy:

  • w zamian za pracę w niedzielę – w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli
  • w zamian za pracę w święto – w ciągu okresu rozliczeniowego
• jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę w tych terminach, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego
• jeżeli dzień wolny od pracy w zamian za pracę w niedzielę lub święto nie został udzielony do końca okresu rozliczeniowego, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia jak za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości 100% wynagrodzenia
• pracownik powinien korzystać co najmniej raz na cztery tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Nie dotyczy to jednak pracownika zatrudnionego w systemie weekendowego czasu pracy.

Zwolnienia od pracy

Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy w sytuacjach określonych w przepisach prawa. W szczególności pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy:

• w celu oddania krwi – gdy pracownik jest krwiodawcą, na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa oraz na czas niezbędny do przeprowadzenia okresowych badań lekarskich zleconych przez stację krwiodawstwa, jeżeli nie mogą być wykonane w czasie wolnym od pracy

• na czas obejmujący:

  • 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy
  • 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką
• na czas niezbędny do przeprowadzania obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych.

Za czas tych zwolnień od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Pracownik może także skorzystać ze zwolnienia od pracy na przykład na czas niezbędny do:

• stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia
• uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nie przekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze.

W takich przypadkach pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas zwolnienia, a pracownik może uzyskać rekompensatę pieniężną z tego tytułu od właściwego organu – chyba że regulacje obowiązujące u danego pracodawcy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia.

Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Jeśli pracownik nie może stawić się w pracy, powinien niezwłocznie – nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy – zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania.

Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, które uniemożliwiają pracownikowi terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności. Do takich szczególnych okoliczności należy obłożna choroba połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe.

Jeżeli zasady obowiązujące u danego pracodawcy nie określają, w jaki sposób pracownik ma zawiadomić o przyczynie swojej nieobecności, pracownik zawiadamia pracodawcę osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. W tym ostatnim przypadku za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są między innymi:

• zaświadczenie lekarskie, wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych
• decyzja państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami
• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Ewidencja służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą i powinna zostać udostępniona pracownikowi na jego żądanie.

Nie ewidencjonuje się godzin pracy pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Dyżur

Poza godzinami pracy określonymi przez pracodawcę, pracodawca może zlecić pracownikowi pełnienie dyżuru. Dyżur to pozostawanie pracownika poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Ważne! Czas dyżuru jest wliczany do czasu pracy tylko wówczas, gdy pracownik podczas dyżuru faktycznie wykonywał pracę. Natomiast jeżeli podczas dyżuru pracownik nie świadczył pracy, czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy.

Czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do:

• odpoczynku dobowego (co najmniej 11-godzinnego)
• odpoczynku tygodniowego (co najmniej 35-godzinnego).

Te ograniczenia nie dotyczą pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

Za czas dyżuru pracownikowi przysługuje w pierwszej kolejności czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. Jeśli układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy nie regulują tej kwestii, termin wykorzystania czasu wolnego ustala pracodawca - nie powinien on być zbyt odległy i pracodawca powinien starać się uzgodnić go z pracownikiem.

Jeżeli pracodawca nie może udzielić pracownikowi czasu wolnego, musi mu wypłacić wynagrodzenie za czas pełnienia dyżuru. Podstawę obliczenia tego wynagrodzenia stanowi, wynikająca z osobistego zaszeregowania pracownika, stawka wynagrodzenia za 1 godzinę pracy. Jeżeli przy określaniu warunków wynagradzania nie została wyodrębniona stawka godzinowa lub miesięczna, podstawę obliczenia wynagrodzenia za czas pełnienia dyżuru stanowi 60% wynagrodzenia.

Do obliczenia stawki godzinowej wynagrodzenia określonego procentowo stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. W takim przypadku 60% wynagrodzenia urlopowego stanowi podstawę do wyodrębnienia stawki godzinowej i określenia wysokości rekompensaty za czas pełnienia dyżuru.

Rekompensata za czas dyżuru nie przysługuje:

• jeżeli dyżur był pełniony w domu
• pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy – niezależnie od miejsca pełnienia dyżuru.

Praca nadliczbowa

Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z systemu i rozkładu czasu pracy obowiązującego pracownika, na przykład w równoważnym systemie czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Ważne! Zakazane jest zatrudnianie w godzinach nadliczbowych:

• pracownic w ciąży
• pracowników młodocianych
• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia – chyba że wyrazi zgodę na taką pracę
• pracowników zatrudnionych na stanowiskach, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia, ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy.

Za pracę wykonywaną w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, ze względu na:

• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii
• szczególne potrzeby pracodawcy,

pracownikowi przysługuje inny dzień wolny od pracy udzielony do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Limity pracy nadliczbowej

Praca w godzinach nadliczbowych jest limitowana:

• w skali doby – ze względu na konieczność zagwarantowania pracownikowi 11 godzin odpoczynku dobowego czas pracy wraz z pracą nadliczbową nie może przekroczyć 13 godzin na dobę
• w skali tygodnia (w okresie rozliczeniowym) – tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ograniczenie to nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
• w roku kalendarzowym liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć u pracownika 150 godzin.

Dopuszczalne jest ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym. Może to nastąpić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Ustalenie jest możliwe także w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do tworzenia regulaminu pracy.

Nie może jednak dojść do przekroczenia przeciętnej 48-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy.

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Rekompensowanie pracy nadliczbowej

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi zawsze przysługuje normalne wynagrodzenie za każdą z przepracowanych godzin.

Przez normalne wynagrodzenie rozumie się takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. Ponadto praca w godzinach nadliczbowych musi być rekompensowana dodatkiem do wynagrodzenia (100% lub 50%) albo czasem wolnym.

Ważne! W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy dopuszczalne jest zastąpienie wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych ryczałtem. Wysokość tego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi czasu pracy w godzinach nadliczbowych.

• Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:

  • w nocy
  • w niedziele i święta, które nie są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy
  • w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy
  • za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które przysługuje pracownikowi prawo do dodatku w wysokości 50%.
• Dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia za pracę przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych, przypadających w dni będące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (obejmuje to niedziele i święta „robocze” dla pracownika). Wyjątkiem jest praca nadliczbowa w porze nocnej (za którą przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia).
• Czas wolny na wniosek pracownika udzielany jest na pisemny wniosek pracownika w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych godzin. W takim przypadku czas wolny może zostać udzielony także poza okresem rozliczeniowym, w którym wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych.
• Czas wolny bez wniosku pracownika udzielany jest w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. W takim przypadku czas wolny musi zostać udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.

Uwaga! W razie konieczności pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Jedynie kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy.