Nieobecność pracownika w trakcie choroby

Kiedy nieobecność z powodu choroby jest usprawiedliwiona

Jedynym dowodem potwierdzającym niezdolność pracownika do pracy z powodu choroby jest zaświadczenie lekarskie, potocznie nazywane zwolnieniem L4, wystawione zgodnie z wzorem ZUS, zwykle w formie elektronicznej.

Datą powstania niezdolności do pracy jest dzień określony w zwolnieniu lekarskim jako termin wystąpienia choroby, a nie ten dzień, w którym pracownik faktycznie przestał wykonywać pracę.

Zaświadczenie pozwala ustalić prawo pracownika do świadczeń związanych z chorobą, pobytem w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, który działa w formie stacjonarnej i całodobowej.

Jeżeli pracownik nie ma zaświadczenia lekarskiego, to:

• nieobecność w pracy, mimo choroby, nie może być usprawiedliwiona
• brak jest podstawy do wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku.

Pamiętaj! Jeżeli lekarz uznał, że pracownik był chory przed dniem badania, może wystawić zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy z datą wcześniejszą, maksymalnie do 3 dni wstecz. Ten limit nie obowiązuje, jeśli zwolnienie wystawia lekarz psychiatra, który stwierdzi lub podejrzewa zaburzenia psychiczne ograniczające zdolność pracownika do oceny własnego postępowania.

Choroba pracownicy w trakcie ciąży

Pracownica w ciąży może przedstawić pracodawcy zaświadczenie o ciąży wystawione przez lekarza, w którym informuje pracodawcę o odmiennym stanie.

Takie zaświadczenie nie zwalnia jej z obowiązku świadczenia pracy na rzecz firmy, ale od momentu jego przedstawienia pracodawca musi respektować uprawnienia pracownicy w ciąży, takie jak na przykład zakaz pracy w godzinach nadliczbowych czy delegowanie bez jej zgody poza stałe miejsce pracy.

O ciąży pracodawca często dowiaduje się ze zwolnienia lekarskiego z powodu choroby w trakcie ciąży, oznaczanego kodem B.

Okres zasiłkowy w przypadku ciąży wynosi 270 dni, a wynagrodzenie chorobowe i zasiłek 100%. Wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym wypłaca pracodawca, a od 34. dnia – Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Jak pracownik powinien powiadomić pracodawcę o chorobie

Elektroniczne zwolnienia lekarskie są dostępne na profilu pracodawcy na PUE, z chwilą wystawienia przez lekarza . Na twoim profilu PUE jest wydzielone miejsce z widocznymi elektronicznymi zwolnieniami.

Przeczytaj, jak założyć konto PUE ZUS.

Twój pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować o okresie niezdolności do pracy wskutek choroby. W sytuacjach skrajnych, na przykład wypadku, i kiedy nie ma możliwości, żeby o chorobie poinformowali pracodawcę członkowie jego rodziny, powinien to zrobić najpóźniej w drugim dniu nieobecności lub najpóźniej w ciągu drugiego dnia od ustania szczególnych okoliczności (takich jak obłożna choroba), które uniemożliwiły wcześniejsze poinformowanie o chorobie.

Pracownik powinien też poinformować cię odpowiednio wcześniej, gdy planuje nieobecność w pracy z powodu choroby, na przykład w związku z zabiegiem, pobytem w szpitalu czy sanatorium.

Jeśli jako pracodawca nie ustalisz w regulaminie pracy albo w innym dokumencie sposobu powiadamiania przez pracowników o nieobecności w związku z chorobą, mogą to zrobić osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, SMS-em, mailem albo listem poleconym – w tym przypadku datą zawiadomienia będzie data stempla pocztowego.

Pamiętaj! Jeżeli twój pracownik nie przekazał lub przekazał zbyt późno informację o chorobie i okresie jej trwania, to narusza ustaloną organizację pracy. Możesz zastosować wobec takiego pracownika karę upomnienia lub nagany. W poważnych przypadkach zaniechanie może być traktowane jako przyczyna rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez.

Przeczytaj więcej o rozwiązaniu umowę o pracę za wypowiedzeniem oraz o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Jakie świadczenia przysługują w czasie zwolnienia lekarskiego

W razie choroby pracownikowi zgłoszonemu do systemu ubezpieczeń społecznych przysługuje wynagrodzenie chorobowe za każdy dzień choroby, także dni wolne od pracy. Wysokość zależy od rodzaju choroby i okoliczności związanych z przyczyną nieobecności.

Przyczyny wystawienia zaświadczeń lekarskich potwierdzają oznaczone na nich kody:

• powtarzające się choroby w ciągu 60 dni – kod A
• ciąża – kod B
• nadużycie alkoholu – kod C
• gruźlica – kod D.

Co do zasady wynagrodzenie chorobowe wynosi 80% podstawy wymiaru.

Jeśli pracownik będzie niezdolny do pracy z powodu wypadku przy pracy, choroby w trakcie ciąży lub podda się badaniom dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów lub zabiegowi ich pobrania – wynagrodzenie chorobowe wynosi 100% podstawy wymiaru.

Jako pracodawca wypłacasz wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni choroby pracownika w roku kalendarzowym. Do tego limitu sumujesz kolejne zwolnienia lekarskie w trakcie roku kalendarzowego. Następnie, od 34. dnia zasiłek chorobowy zaczyna wypłacać Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Pracownikom, którzy skończyli 50 lat, od następnego roku kalendarzowego płacisz wynagrodzenie chorobowe tylko przez pierwsze 14 dni choroby, a ZUS wypłaca zasiłek chorobowy od 15. dnia.

Okres zasiłkowy, czyli czas wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, jest limitowany i wynosi 182 dni. Dla pracownic i zleceniobiorczyń w ciąży oraz chorych na gruźlicę – 270 dni.

Jeśli po wyczerpaniu okresu zasiłkowego (182 lub 270 dni choroby) pracownik nadal będzie chory i niezdolny do pracy, a lekarz orzecznik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych stwierdzi, że dalsze leczenie pracownika lub rehabilitacja rokują odzyskanie zdolności do pracy, ZUS przyzna świadczenie rehabilitacyjne. Jest to świadczenie pieniężne, które pracownik będzie otrzymywał do czasu przywrócenia jego zdolności do pracy, maksymalnie przez 12 miesięcy.

Informacje o liczbie dni wypłacania wynagrodzenia chorobowego w danym roku należy umieścić w świadectwie pracy pracownika.

Jeśli zatrudniasz więcej niż 20 ubezpieczonych (pracowników i współpracowników na podstawie umowy-zlecenia), których zgłaszasz do systemu ubezpieczeń społecznych, to ty wypłacasz pracownikom zasiłek chorobowy, a Zakład Ubezpieczeń Społecznych zwraca ci wypłacone kwoty.

Jeśli ubezpieczonych jest mniej, świadczenie będzie wypłacane bezpośrednio przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Musisz wystawić dla pracownika do ZUS zaświadczenie Z-3 , a w przypadku zleceniobiorcy – zaświadczenie Z-3a.

Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy nie przysługuje pracownikowi, gdy:

• nie minął 30-dniowy okres wyczekiwania
• niezdolność do pracy powstała w czasie urlopu bezpłatnego, wychowawczego, tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności
• pracownik został odsunięty od pracy z powodu podejrzenia o nosicielstwo zarazków choroby zakaźnej, jeżeli nie podjął proponowanej innej pracy, niezabronionej takim osobom, odpowiadającej kwalifikacjom zawodowym lub taką, którą może wykonywać po uprzednim przeszkoleniu
• niezdolność do pracy była wynikiem umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez tego pracownika, co stwierdzono prawomocnym orzeczeniem sądu
• niezdolność do pracy spowodowało nadużycie alkoholu, wówczas świadczenie nie przysługuje za pierwsze 5 dni niezdolności
• pracownik w okresie zwolnienia wykonuje inną pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia, albo zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane.

Co to jest podstawa wymiaru

Podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone:

• za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy albo
• za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia.

Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi przyjmuje się przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe lub odpowiednio wypadkowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne.

Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie uzyskane przez pracownika u płatnika składek w okresie ubezpieczenia chorobowego, z tytułu którego przysługuje zasiłek chorobowy.

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy. Zasada ta jest stosowana w przypadku, gdy zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy albo w miesiącach poprzedzających.

Oprócz składników przysługujących za okresy miesięczne, w podstawie wymiaru zasiłku uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Kwartalne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały kalendarzowe poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok kalendarzowy poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Jeżeli pracownikowi przyznano składnik wynagrodzenia tylko do określonego terminu (np. dodatek służbowy) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się ten składnik tylko za okres przypadający do tego terminu. Po upływie terminu, mimo nadal trwającej niezdolności do pracy, składnik ten wyłącza się z podstawy wymiaru zasiłku. Zasada ta ma zastosowanie między innymi do wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia albo umowy o dzieło, z pracodawcą, z którym osoba wykonująca umowę pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy podstawa wymiaru nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego nie może być wyższa od kwoty 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ogłaszanego dla celów emerytalnych. Kwota ta jest ustalana miesięcznie na okres trzech miesięcy, poczynając od trzeciego miesiąca kalendarzowego każdego kwartału.

Podstawy wymiaru zasiłku przysługującego u tego samego pracodawcy nie oblicza się na nowo, jeżeli w pobieraniu wynagrodzenia za okres choroby i zasiłków nie było przerwy lub przerwa trwała krócej niż miesiąc kalendarzowy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy między poszczególnymi okresami pobierania zasiłków nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy.

Co to jest okres wyczekiwania

Okres wyczekiwania jest to czas, który musi upłynąć od momentu zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia chorobowego w systemie ubezpieczeń społecznych, aby pracownik mógł pobierać świadczenia od pracodawcy, a następnie z systemu ubezpieczeń społecznych.

Okres wyczekiwania do objęcia ubezpieczeniem zależy od tego, czy zgłoszenie do ubezpieczenia ma charakter obowiązkowy czy dobrowolny. W przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę zgłoszenie jest obowiązkowe, dlatego pracownik zostaje objęty ubezpieczeniem po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia. Przy dobrowolnym ubezpieczeniu chorobowym, na przykład zatrudnieniu na podstawie umowy cywilnoprawnej lub prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, okres wyczekiwania wynosi 90 dni.

Okres wyczekiwania nie dotyczy:

• absolwentów szkoły lub szkoły wyższej, objętych przez ciebie ubezpieczeniem chorobowym w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych, dla kierunków lekarskich, lekarsko-dentystycznych i weterynarii – od daty złożenia ostatniego egzaminu wymaganego planem studiów – a w przypadku farmacji – od daty zaliczenia ostatniej praktyki przewidzianej w planie studiów
• pracowników nieobecnych z powodu niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy
• pracowników z 10-letnim okresem obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego
• posłów albo senatorów, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od zakończenia kadencji
• funkcjonariuszy Służby Celnej, którzy przeszli do pracy w Krajowej Administracji Skarbowej.

Kto może kontrolować pracownika na zwolnieniu

Kontrole może prowadzić Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a także pracodawca, jeśli zgłasza do ubezpieczenia więcej niż 20 pracowników. Kontrole mogą dotyczyć tego, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z celem. W szczególności mogą polegać na ustaleniu, czy w czasie zwolnienia pracownik nie wykonuje pracy dla innego podmiotu, czy nie wykorzystuje zwolnienia w sposób sprzeczny z założeniem, na przykład nie wyjechał na wakacje, nie prowadzi remontu, nie uprawia działki. Kontrola może również sprawdzać, czy zwolnienie zostało prawidłowo wystawione, czy podane w nim dane są zgodne ze stanem faktycznym.

Jeżeli masz podejrzenie, że zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane – zgłoś się do lekarza, który je wystawił, z prośbą o wyjaśnienie sprawy. Jeśli uważasz, że zaświadczenie zostało wydane przez lekarza niezgodnie z przepisami, zwróć się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem o kontrolę zwolnienia pracownika. Zrób to, używając profilu PUE ZUS.

Prawidłowość wykorzystywania zwolnienia z powodu choroby sprawdzisz (lub zrobi to Zakład Ubezpieczeń Społecznych) na przykład poprzez śledzenie profilu społecznościowego pracownika.

Pamiętaj! Jeśli kontrolę pracownika ma w twoim imieniu przeprowadzić inna osoba, na przykład pracownik kadr, musisz wystawić imienne upoważnienie do wykonania kontroli. Kontrola może być przeprowadzona w miejscu zamieszkania pracownika lub innym.

Czy można rozwiązać umowę o pracę w czasie choroby

Nie możesz rozwiązać umowy o pracę z pracownikiem za wypowiedzeniem w trakcie zwolnienia lekarskiego. Ochrona trwa do momentu, kiedy będziesz uprawniony do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia:

• gdy nieobecność z powodu choroby dotyczy pracownika, którego zatrudniasz krócej niż 6 miesięcy, możesz rozwiązać ją bez wypowiedzenia po 3 miesiącach choroby
• w przypadku dłuższego stażu, choroby zawodowej lub choroby w wyniku wypadku przy pracy, będziesz mógł rozwiązać umowę bez wypowiedzenia po wyczerpaniu okresu zasiłkowego (czyli 182 lub 270 dni) i ewentualnym pobraniu świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze trzy miesiące.

Przeczytaj, jak rozwiązać umowę bez wypowiedzenia bez winy pracownika.

Pamiętaj!

• Jeśli wypowiesz umowę o pracę pracownikowi, który świadczył pracę, a następnie, po otrzymaniu oświadczenia o wypowiedzeniu dostarczył zwolnienie lekarskie – wypowiedzenie będzie skuteczne.
• Jeśli pracownik przyjdzie do pracy, żeby dostarczyć zwolnienie lub udać się na wizytę do lekarza przyjmującego w twojej firmie, nie możesz wręczyć mu oświadczenia o wypowiedzeniu umowy. Pracownik w takich okolicznościach jest chroniony.
• Ochrona pracownika przed wypowiedzeniem nie obowiązuje, gdy ogłaszasz upadłość lub likwidujesz firmę.
• Nie możesz rozwiązać umowy o pracę pracownika z powodu choroby bez wypowiedzenia po tym, jak stawi się do pracy po chorobie.
• Jeśli rozwiążesz umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu długotrwałej choroby pracownika i nieobecności w pracy, zgodnie z przepisami powinieneś w miarę możliwości zatrudnić go ponownie, jeśli w ciągu pół roku zgłosi powrót do pracy niezwłocznie po tym, gdy się wyleczy.

Jak rozwiązać umowę z pracownikiem, który nadużywa zwolnienia

Jeśli w wyniku kontroli pracownika w czasie zwolnienia lekarskiego lub w inny sposób dowiesz się, że pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie w innym celu niż powrót do zdrowia, możesz rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z jego winy. Jest to tak zwane zwolnienie dyscyplinarne. W szczególności będziesz uprawniony do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, jeśli pracownik wykonuje w czasie zwolnienia inną pracę lub prowadzi działalność niezgodną z jego sytuacją zdrowotną.

Przeczytaj, jak zwolnić pracownika bez wypowiedzenia z jego winy.