Jak zatrudnić pracownika z Europy Wschodniej

Jakie są korzyści w procedurze oświadczeniowej

Jeżeli chcesz legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy, Armenii, Białorusi, Gruzji lub Mołdawii wystarczy złożyć w powiatowym urzędzie pracy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i uzyskać wpis tego oświadczenia do ewidencji.

W tym wypadku zezwolenie na pracę nie będzie potrzebne.

Ponadto powiatowy urząd pracy nie będzie przeprowadzać testu rynku pracy. To skraca procedurę i pozwala szybciej legalnie zatrudnić cudzoziemca.

Sprawdź co to jest test rynku pracy .

Kiedy i gdzie pracodawca może złożyć oświadczenie

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi możesz złożyć,
jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

• cudzoziemiec, którego chcesz zatrudnić jest obywatelem Ukrainy, Armenii, Białorusi, Gruzji lub Mołdawii
• okres wykonywania pracy określony w złożonym oświadczeniu jest nie dłuższy niż 24 miesiące
• dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nastąpi nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia
• wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku
• prace, które będzie wykonywał cudzoziemiec, nie są pracami sezonowymi, na które trzeba uzyskać zezwolenie.

Praca sezonowa to praca wykonywana przez okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym w ramach działalności uznanych za sezonowe, określonych w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca.

Są to wybrane rodzaje działalności w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, a także zakwaterowania i usług gastronomicznych.

Ważne! Jeżeli obywatel Ukrainy wjechał do Polski ze względu na działania wojenne w okresie od dnia 24 lutego 2022 roku i korzysta z ochrony czasowej, to jego pracę można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy, które należy dokonać w ciągu 14 dni od zatrudnienia. Nie możesz zatrudnić takiej osoby w inny sposób, na przykład oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy.

Przeczytaj, jak zatrudnić obywatela Ukrainy.

Oświadczenie wraz z wymaganymi załącznikami pracodawca składa do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na jego siedzibę. W przypadku osób fizycznych – właściwość urzędu pracy jest określona przez miejsce stałego pobytu lub zameldowania na pobyt stały tej osoby.

Oświadczenie można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej - przez portal Praca.gov.pl.

Sprawdź, czy twój urząd pracy przyjmuje dokumenty w formie papierowej - niektóre urzędy zdecydowały się przyjmować oświadczenia jedynie w formie elektronicznej (między innymi: PUP dla m. st. Warszawy i PUP Gdańsk).

Opłata za wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wynosi 100 zł.

Przeczytaj, jak złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Kiedy starosta wpisze oświadczenie do ewidencji

Wpisanie do ewidencji oświadczeń następuje po weryfikacji oświadczenia i załączników.

Jeśli sprawa nie wymaga postępowania wyjaśniającego, powiatowy urząd pracy:

• wpisuje oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń albo
• starosta odmawia w drodze decyzji wpisania oświadczenia do ewidencji oświadczeń

nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia.

Jeśli sprawa wymaga postępowania wyjaśniającego – rozstrzygnięcie nastąpi nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania oświadczenia, a w sprawach szczególnie skomplikowanych w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania oświadczenia.

Uwaga, terminy należy liczyć od dnia złożenia kompletnego oświadczenia.

Pamiętaj! Bez wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy, cudzoziemiec nie może świadczyć legalnie pracy.

Kiedy starosta odmawia wpisu oświadczenia do ewidencji

Starosta wydaje decyzję o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, jeśli:

• pracodawca był karany w związku z nielegalnymi praktykami w obszarze zatrudnienia cudzoziemców
• pracodawca był karany w związku ze złośliwym lub uporczywym naruszeniem praw pracownika, niezgłoszeniem pracownika do ubezpieczenia społecznego, narażeniem życia lub zdrowia pracownika, niezawiadomieniem o wypadku przy pracy lub chorobie zawodowej pracownika
• pracodawca był karany w związku z fałszowaniem dokumentów, poświadczeniem nieprawdy, wyłudzaniem poświadczenia nieprawdy, zbyciem dokumentów tożsamości lub posługiwaniem się cudzym dokumentem tożsamości podczas postępowania o wydanie zezwolenia na pracę;
• pracodawca był karany w związku z handlem ludźmi
• w danym roku kalendarzowym nastąpiło przekroczenie obowiązującego limitu oświadczeń (o ile taki limit został ogłoszony)
• jeśli nie zostały spełnione wymagane warunki do wpisu oświadczenia do ewidencji, np. oświadczenie dotyczy pracy sezonowej.

Starosta może również wydać decyzję o odmowie wpisania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli stwierdzi, że:

• oświadczenie zostało złożone dla pozoru
• oświadczenie będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż wykonywanie pracy dla pracodawcy
• pracodawca nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy innym osobom, na przykład:
  • nie posiada środków finansowych ani źródeł dochodu niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi
  • nie prowadzi działalności gospodarczej, rolniczej lub statutowej uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym zawiesił działalność, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest w okresie likwidacji
  • nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz na Fundusz Emerytur Pomostowych albo nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne rolników
  • nie zgłasza do ubezpieczenia społecznego pracowników lub innych osób objętych obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym
  • zalega z płatnością podatków, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

Jakie są obowiązki pracodawcy po złożeniu oświadczenia

Jako pracodawca zatrudniający cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi musisz:

• sprawdzić ważność i skopiować dokument uprawniający cudzoziemca do pobytu w Polsce. Nie możesz zabrać oryginałów dokumentów cudzoziemca.
• przekazać cudzoziemcowi oświadczenie zarejestrowane przez urząd. To oświadczenie pozwoli mu uzyskać w polskiej placówce dyplomatyczno-konsularnej w kraju jego stałego pobytu wizę w celu wykonywania pracy.
• zawrzeć umowę pisemną z cudzoziemcem, która uwzględnia warunki zawarte w oświadczeniu. Zanim podpiszesz umowę z cudzoziemcem przedstaw mu jej tłumaczenie w języku, który rozumie.
• poinformować właściwy powiatowy urząd pracy o podjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni od rozpoczęcia tej pracy określonej w ewidencji oświadczeń. Zawiadomienie przekaż na piśmie bądź złóż za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl.

• zgłosić cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez niego pracy. Na tej podstawie twój pracownik ma prawo do:

  • świadczeń w razie choroby, bądź wypadku przy pracy
  • świadczeń w razie macierzyństwa
  • bezpłatnego korzystania ze służby zdrowia (nie dotyczy umów o dzieło.
• podwyższać wynagrodzenie proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy określonej w oświadczeniu musisz o tym poinformować właściwy powiatowy urząd pracy. Zrób to w ciągu 7 dni od dnia określonego w ewidencji oświadczeń jako dzień rozpoczęcia pracy. Zawiadomienie przekaż na piśmie bądź złóż za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl.

Pracodawca może powiadomić urząd pracy o zakończeniu pracy przed upływem okresu ważności oświadczenia. Taką informację może przekazać do urzędu również cudzoziemiec.

Jak liczyć okres zatrudnienia na podstawie oświadczenia

Cudzoziemiec może wykonywać pracę na podstawie oświadczenia maksymalnie przez 24 miesiące. Przekroczenie tego okresu powoduje uznanie wykonywanej pracy za nielegalną.

Okres, w którym cudzoziemiec legalnie wykonuje pracę na podstawie oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, jest określony przez pracodawcę w tym oświadczeniu.

Cudzoziemiec może rozpocząć pracę od dnia określonego przez pracodawcę w oświadczeniu jako początek okresu powierzenia cudzoziemcowi wykonywania pracy. Wskazana data rozpoczęcia nie może być późniejsza niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia.

Pamiętaj! Pracodawca ustalając dzień rozpoczęcia pracy powinien uwzględnić czas, jaki urząd pracy potrzebuje na wpisanie oświadczenia o ewidencji.

Urząd pracy może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca, niż ten określony w oświadczeniu przez pracodawcę.

W takim wypadku termin rozpoczęcia pracy wskazany przez PUP nie może być wcześniejszy niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji.

Termin zmieniony przez PUP jest podawany w adnotacji na Oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Ma to postać wpisu: "Oświadczenie wpisano do ewidencji oświadczeń w celu wykonywania pracy w terminie: od.... do..."

Ważne! Jeśli urząd pracy określi inny - późniejszy - termin rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca, okres zakończenia przez niego pracy na podstawie tego oświadczenia nie wydłuża się automatycznie.

Czy można zatrudnić cudzoziemca, który pracuje u innego pracodawcy

Cudzoziemiec może pracować na podstawie kilku oświadczeń u więcej niż jednego pracodawcy.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składa w urzędzie pracy konkretny pracodawca. To oświadczenie nie jest ważne w przypadku zatrudnienia w innym przedsiębiorstwie.

Jeśli cudzoziemiec, którego chcesz zatrudnić, pracuje już na podstawie oświadczenia u innego pracodawcy, to musisz złożyć nowe oświadczenie o powierzeniu przez ciebie wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Kiedy trzeba złożyć nowe oświadczenie dla cudzoziemca

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi dotyczy konkretnego, określonego w oświadczeniu:

• zawodu, w jakim będzie pracował cudzoziemiec
• stanowiska lub rodzaju pracy
• miejsca pracy.

Zawsze w przypadku zmiany stanowiska, warunków zatrudnienia, czy miejsca pracy określonych w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy, lub w przypadku innych zmian dotyczących zarówno cudzoziemca, jak i pracodawcy, pracodawca musi złożyć nowe oświadczenie dla cudzoziemca, które zostanie wpisane do ewidencji.

Wyjątkowo nie musisz składać nowego oświadczenia, jeśli:

• zawarłeś z cudzoziemcem umowę o pracę zamiast wskazanej w oświadczeniu umowy cywilnoprawnej
• zmianie uległa siedziba, nazwa lub forma prawna twojego przedsiębiorstwa
• doszło do przejęcia twojego zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę
• doszło do przejścia twojego zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę
• cudzoziemiec jest pracownikiem tymczasowym w twojej agencji pracy tymczasowej i został skierowany do pracy w innym miejscu (u innego pracodawcy użytkownika) – jeśli nie zmieniły się pozostałe warunki pracy
• zmiana stawki wynagrodzenia – na korzyść prracownika

Ważne! Jeśli podczas ważności oświadczenia przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia uległy zmianie w taki sposób, że dotychczasowe wynagrodzenie pracownika wskazane w oświadczeniu byłoby niższe niż wynikające z nowych przepisów, to w związku z taką zmianą:

• nie musisz składać nowego oświadczenia
• musisz wypłacić wynagrodzenie w kwocie nie niższej niż wynikająca z obowiązujących przepisów regulujących wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracownika na podstawie oświadczenia, w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 lipca 2023 roku za wynagrodzeniem w kwocie 3600,00 zł brutto miesięcznie.

Od 1 stycznia 2024 roku minimalna kwota wynagrodzenia wynosiła 4242,00 zł brutto miesięcznie.

W takim przypadku pracodawca nie musi składać nowego oświadczenia dla cudzoziemca, ale od dnia wejścia w życie nowych przepisów jest zobowiązany wypłacać pracownikowi wynagrodzenie w kwocie nie niższej niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Co zrobić po upływie ważności oświadczenia

Pracodawcy, którzy zatrudniali cudzoziemców na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy i chcą kontynuować ich zatrudnienie po upływie ważności tego oświadczenia, muszą złożyć kolejne oświadczenie i uzyskać jego wpis do ewidencji.

Nie ma przeszkód aby bezpośrednio po zakończeniu pracy na podstawie oświadczenia dany pracodawca złożył kolejne oświadczenie dla tego samego cudzoziemca. Nie ma wymogu zachowywania przerw pomiędzy oświadczeniami.

Możesz także uzyskać zezwolenie na pracę:

• w ramach standardowej procedury
• w ramach procedury uproszczonej, w której będziesz zwolniony z obowiązku przedłożenia informacji starosty o lokalnym rynku pracy.

Jeśli chcesz skorzystać z procedury uproszczonej, musisz spełniać łącznie dwa warunki:

• bezpośrednio przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę zatrudniać cudzoziemca na oświadczeniu przez co najmniej 3 miesiące, na podstawie umowy o pracę
• dalej będziesz zatrudniać pracownika na tym samym stanowisku, które zostało wskazane w oświadczeniu.

Jeśli te warunki nie są spełnione, na przykład cudzoziemiec był u ciebie zatrudniony wyłącznie na podstawie umowy zlecenia, musisz przedłożyć informację starosty o lokalnym rynku pracy, a cała procedura będzie dłuższa.

Ważne! Z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę w ramach procedury standardowej lub uproszczonej może zwrócić się również sam cudzoziemiec, ale tylko wtedy, gdy wnioskuje o wydanie jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Praca cudzoziemca również będzie legalna w czasie oczekiwania na wydanie zezwolenia na pobyt i pracę, jeśli zostały spełnione powyższe warunki.

Przykład 1

Pracodawca od 4 miesięcy zatrudnia na podstawie oświadczenia pracownika będącego obywatelem Gruzji. Pracownik wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę na stanowisku kasjera. Pracodawca chce zatrudniać pracownika na tym samym stanowisku przez kolejne 2 lata. Może skorzystać z procedury uproszczonej – okres pracy na podstawie umowy o pracę jest wystarczająco długi i nie zmienia się stanowisko.

Przykład 2

Pracodawca od 5 miesięcy na stanowisku magazyniera zatrudnia na podstawie oświadczenia pracownika będącego obywatelem Białorusi. Pracownik wykonywał pracę na podstawie umowy zlecenia przez 4 miesiące. Po tym czasie pracownik zaczął wykonywać pracę na podstawie umowy o pracę (inne warunki zatrudnienia nie uległy zmianie). Pracodawca chce zatrudniać pracownika na tym samym stanowisku przez następne 2 lata. Nie może skorzystać z procedury uproszczonej – okres pracy na podstawie umowy o pracę jest zbyt krótki. Pracodawca musi wnioskować o wydanie zezwolenia w ramach standardowej procedury uzyskania zezwolenia na pracę.

Przykład 3

Pracodawca od 5 miesięcy zatrudnia na podstawie oświadczenia pracownika będącego obywatelem Armenii. Pracownik wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę na stanowisku kasjera. Pracodawca chce dalej zatrudniać pracownika, przez kolejne 3 lata, ale na stanowisku kierownika sklepu. Pracodawca nie może skorzystać z procedury uproszczonej, bo pracownik ma wykonywać pracę na innym stanowisku niż dotychczasowe. Pracodawca musi wnioskować o wydanie zezwolenia w ramach standardowej procedury uzyskania zezwolenia na pracę.

Kiedy starać się o zezwolenie na pracę

Możesz starać się o zezwolenia na pracę w każdym momencie, natomiast jeśli chcesz, aby praca cudzoziemca była legalna od dnia upływu ważności oświadczenia do dnia wydania zezwolenia na pracę należy wystąpić o zezwolenie na pracę po upływie 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia przez niego pracy na podstawie umowy o pracę.

Jeżeli zaczniesz starać się o wydanie zezwolenia na pracę niedługo przed upływem terminu ważności oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, to cudzoziemiec może wykonywać pracę również w okresie oczekiwania na zezwolenie pod warunkiem, że:

• twój wniosek nie zawiera braków formalnych lub braki formalne uzupełnisz w wyznaczonym terminie
• bezpośrednio przed złożeniem wniosku zatrudniałeś cudzoziemca na podstawie umowy o pracę w ramach oświadczenia przez okres nie krótszy niż 3 miesiące oraz

będziesz dalej zatrudniać cudzoziemca na tym samym stanowisku na podstawie umowy o pracę