Odliczenie i zwrot podatku od towarów i usług – kiedy urząd zwróci nadwyżkę VAT

Warunki odliczenia VAT

Jako podatnik masz prawo do odliczenia podatku zapłaconego w cenie towarów i usług, czyli VAT.

Odliczenia możesz dokonać, jeśli spełniasz następujące warunki:

• jesteś zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT
• towary czy usługi, od których chcesz odliczyć VAT, mają związek z wykonywanymi przez ciebie czynnościami opodatkowanymi, czyli kupujesz towary na potrzeby prowadzonej przez ciebie działalności opodatkowanej VAT
• posiadasz dokument uprawniający do odliczenia VAT (faktura, dokument celny)
• wydatek nie dotyczy towarów lub usług, wobec których ustawa ogranicza możliwość odliczenia VAT (na przykład usługi noclegowe i gastronomiczne nabywane na własne potrzeby podatnika; wydatki związane z zakupem i eksploatacją firmowego samochodu wykorzystywanego także do celów prywatnych - odliczenie tylko 50% podatku VAT).

Nie możesz odliczyć VAT:

• z faktur dokumentujących transakcje niepodlegające opodatkowaniu
• z faktur dokumentujących transakcje zwolnione od podatku
• z pustych faktur - wystawionych przez podmiot nieistniejący, dokumentujących czynności, które nie zostały dokonane.

Odliczenie polega na tym, że od VAT należnego (wynikającego z faktur sprzedażowych, który należy wpłacić do urzędu skarbowego), możesz odliczyć VAT naliczony (wynikający z faktur zakupowych).

Prawo do odliczenia VAT wynika z zasady neutralności VAT. Zgodnie z tą zasadą podatek VAT obciąża dopiero ostatecznego konsumenta, a nie przedsiębiorcę nabywającego towary i usługi w celu prowadzenia swojej działalności gospodarczej.

Przykład

Pani Marta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Zajmuje się szyciem sukienek, które sprzedaje do butiku za 123 zł (100 zł plus 23 proc. VAT) za sztukę. Podatek należny wynosi więc 23 zł. Za materiał do uszycia sukienki płaci 49,20 zł (40 zł plus 23 proc. VAT). Podatek naliczony, zawarty w cenie materiału, wynosi 9,20 zł.
Pani Marta wpłaca do urzędu skarbowego 13,80 zł. Od VAT należnego (zawartego w cenie sprzedaży) odejmuje VAT naliczony (zawarty w cenie zakupu): 23 zł – 9,20 zł = 13,80 zł.
Butik, który kupuje sukienki od pani Marty za 123 zł, dolicza do tego 27 zł marży i dodatkowo 23 proc. VAT. W efekcie sprzedaje je klientom za 184,50 zł (150 zł netto plus 23 proc. VAT). Podatek należny wynosi 34,50 zł (150 zł x 23 proc.).

Właściciel butiku wpłaca do urzędu skarbowego 11,50 zł VAT. Od VAT należnego (zawartego w cenie sprzedaży) odejmuje VAT naliczony (zawarty w cenie zakupu sukienki): 34,50 zł – 23 zł = 11,50 zł.

Przeczytaj, jak prawidłowo rozliczyć VAT.

Termin odliczenia VAT

VAT możesz odliczyć najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym - w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów i usług - powstał obowiązek podatkowy, czyli w okresie, za który sprzedawca jest zobowiązany rozliczyć VAT należny.

Dodatkowo w danym okresie musisz posiadać fakturę lub dokument celny.

Jeżeli nie odliczysz VAT w pierwszym możliwym okresie rozliczeniowym, możesz to zrobić:

• w jednym z kolejnych trzech okresów rozliczeniowych, w przypadku podatników rozliczających VAT w okresach miesięcznych lub
• w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, w przypadku podatników rozliczających VAT w okresach kwartalnych.

Ważne! Mali podatnicy, którzy wybrali rozliczanie VAT metodą kasową mogą dokonać odliczenia VAT nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym dokonali zapłaty za te towary i usługi udokumentowane fakturą.

Zwróć szczególną uwagę na datę otrzymania dokumentu. Jeśli faktura została wystawiona pod koniec miesiąca, ale dotarła do ciebie w kolejnym, VAT możesz odliczyć dopiero w rozliczeniu za miesiąc otrzymania faktury.

Przykład

Pan Stefan kupił towary za 10 000 zł plus 2300 zł VAT. Pan Stefan nie jest małym podatnikiem na potrzeby VAT. Sprzedawca wystawił fakturę 29 lipca, ale pan Stefan otrzymał ją 2 sierpnia. Rozlicza VAT miesięcznie, więc podatek wynikający z faktury (2300 zł) może odliczyć w deklaracji za sierpień lub trzy kolejne miesiące – wrzesień, październik oraz listopad.

Jeżeli nie odliczysz VAT w okresie, w którym otrzymałeś fakturę, albo w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych, możesz złożyć korektę pliku JPK_V7 za okres otrzymania faktury.

Masz prawo do odliczenia VAT do 5 lat wstecz.

Przykład

Pani Julia kupiła towary w lipcu, wtedy też otrzymała fakturę, ale nie odliczyła wynikającego z niej podatku naliczonego w pliku JPK_V7 za lipiec, ani za sierpień, wrzesień oraz październik. W grudniu złożyła korektę pliku JPK_V7 za lipiec, w którym odliczyła VAT naliczony z tej faktury.

Co zrobić z nadwyżką VAT

Podatek VAT płacisz, gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika nadwyżka VAT należnego (sprzedażowego) nad VAT naliczonym (zakupowym).

W sytuacji odwrotnej, gdy kwota podatku naliczonego jest w danym okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, masz następujące możliwości:

• wystąpić o zwrot różnicy podatku na rachunek bankowy
• wystąpić o zwrot różnicy podatku na rachunek VAT, czyli rachunek używany przy podzielonej płatności VAT (mechanizm podzielonej płatności);
• przenieść nadwyżkę na następny okres rozliczeniowy.

Uwaga! Urząd zwraca różnicę VAT (nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym) tylko na wniosek podatnika.

Kiedy otrzymasz zwrot

Urząd zwraca nadwyżkę VAT na rachunek bankowy podatnika w ciągu:

• 60 dni - termin podstawowy
• 180 dni - termin wydłużony, jeśli podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie wykonywał czynności opodatkowanych VAT
• 25 dni - termin skrócony, który ma zastosowanie, gdy podatnik spełnia warunki opisane w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT (między innymi jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT przez ostatnie 12 miesięcy i złoży potwierdzenia zapłaty faktur przelewami), albo zgodnie z art. 87 ust. 6a ustawy o VAT wniósł o zwrot nadwyżki VAT na rachunek VAT
• 15 dni - termin preferencyjny dotyczące wyłącznie podatników VAT, którzy dokonują rejestracji transakcji przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, a ponad 80% tych transakcji jest realizowana w formie bezgotówkowej
• 40 dni - termin skrócony, przewidziany dla podatników, którzy wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF (warunkiem jest między innymi wystawianie faktur ustrukturyzowanych we wszystkich przypadkach, gdy pojawia się obowiązek wystawienia faktury oraz posiadanie w okresie ostatnich 12 miesięcy rachunku w Wykazie podatników VAT).

Przeczytaj więcej o Krajowym Systemie e-Faktur.

Uwaga! Jeśli wystąpisz o zwrot na rachunek VAT, a nie na zwykły rachunek bankowy, nie musisz spełniać dodatkowych warunków określonych w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT.

Terminy liczy się od dnia złożenia rozliczenia VAT (pliku JPK), w którym wykazano kwotę nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym do zwrotu.

Naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć powyższe terminy jeżeli uzna, że dokonanie zwrotu wymaga dodatkowej weryfikacji, czyli chce sprawdzić czy zwrot na pewno ci przysługuje.

Czy warto przenieść nadwyżkę podatku naliczonego na kolejny okres

W niektórych sytuacjach korzystniejsze od występowania o zwrot VAT jest przeniesienie nadwyżki podatku naliczonego nad należnym na następny okres rozliczeniowy, na przykład gdy w następnym miesiącu musisz wpłacić VAT należny do urzędu.

Przykład

Pan Antoni prowadzi firmę remontową. W deklaracji za maj wykazał 30 000 zł nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, która wynikała z dużego zakupu materiałów budowlanych. W deklaracji za maj (złożonej 25 czerwca) wystąpił o zwrot nadwyżki w terminie 60 dni. Otrzymał zwrot 25 sierpnia.

W czerwcu zakończył prace remontowe i w deklaracji za czerwiec wykazał 40 000 zł nadwyżki podatku należnego nad naliczonym. Musiał ją zapłacić do 25 lipca z własnych środków.
Dla pana Antoniego bardziej korzystne byłoby, gdyby w deklaracji za maj wystąpił o przeniesienie nadwyżki na następne okresy rozliczeniowe. Wtedy za czerwiec, zamiast 40 000 zł VAT, zapłaciłby 10 000 zł (40 000 zł – 30 000 zł).

Kiedy urząd wstrzymuje zwrot VAT

Urząd skarbowy nie wypłaca różnicy VAT automatycznie, ale weryfikuje zasadność zwrotu. Może przedłużyć termin zwrotu jeśli uzna, że konieczna jest dodatkowa weryfikacja, na przykład twojego kontrahenta, który uczestniczy w obrocie tymi samymi towarami lub usługami.

Przepisy nie określają maksymalnego okresu oczekiwania na zwrot VAT w razie weryfikacji rozliczeń podatnika. Naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć termin zwrotu do czasu zakończenia:

• czynności sprawdzających
• kontroli podatkowej
• kontroli celno-skarbowej
• postępowania podatkowego.

Zdarza się, że termin zwrotu jest przedłużany nawet o kilka lat.

Przykład

W deklaracji za sierpień 2023 roku spółka z branży spożywczej wystąpiła o zwrot 200 000 zł nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w ciągu 60 dni. Naczelnik urzędu skarbowego kilkakrotnie przedłużał termin zwrotu podatku uzasadniając, że transakcje z udziałem spółki i jej kontrahentów są wątpliwe, posiadają cechy charakterystyczne dla transakcji karuzelowych, w których obrót już na etapie dostawy do spółki był fikcyjny i służył wyłudzeniu VAT.

Jeżeli przeprowadzone przez organy podatkowe czynności wykażą zasadność zwrotu VAT, urząd skarbowy wypłaca należną kwotę wraz z odsetkami odpowiadającymi opłacie prolongacyjnej (50% odsetek za zwłokę).

Odliczenie VAT z faktur podatnika rozliczającego się kasowo

Jeśli jesteś małym podatnikiem i rozliczasz się metodą kasową, obowiązują cię inne zasady, niż przy standardowym rozliczeniu VAT.

Co do zasady VAT należny z faktury sprzedażowych wpłacasz do urzędu dopiero, gdy sam otrzymasz zapłatę za fakturę, o ile sprzedajesz towar lub świadczysz usługę na rzecz podmiotu będącego czynnym podatnikiem VAT.

Jeżeli sprzedajesz towar lub usługę podmiotowi, który nie jest czynnym podatnikiem VAT musisz opłacić VAT w momencie otrzymania zapłaty, nie później jak po upływie 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Jeśli twoim kontrahentem jest mały podatnik rozliczający się kasowo, VAT naliczony z faktury możesz odliczyć dopiero kiedy zapłacisz za towar czy usługę.

Przykład 1

Pani Joanna jest małym podatnikiem, rozlicza VAT metodą kasową. W maju wystawiła faktury na kwotę 10 000 zł + 2300 zł VAT. Jednak jej kontrahent zapłacił jej dopiero w lipcu. To oznacza, że w rozliczeniu za lipiec zapłaci 2300 zł podatku należnego. Gdyby rozliczała się standardowo, musiałaby zapłacić podatek w rozliczeniu za maj, niezależnie od tego, czy kontrahent opłacił faktury.

Przykład 2

Pan Mateusz jest podatnikiem VAT czynnym. W maju otrzymał fakturę z dopiskiem „metoda kasowa”, a opłacił ją w lipcu. Może odliczyć VAT w deklaracji za lipiec. Gdyby otrzymał „zwykłą” fakturę, mógłby odliczyć VAT w deklaracji za maj.

Kontrahent nie zapłacił - kiedy przysługuje ulga na złe długi

Jeśli nie otrzymasz zapłaty od kontrahenta, możesz skorzystać z ulgi na złe długi, co oznacza, że masz prawo skorygować podstawę opodatkowania i obniżyć kwotę podatku należnego o wartość VAT wynikającą z nieopłaconej faktury.

Jako wierzyciel musisz również uprawdopodobnić, że wierzytelność jest nieściągalna. Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, w przypadku gdy wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Możesz skorzystać z ulgi na złe długi, jeśli spełnione zostały wszystkie następujące warunki:

• na dzień poprzedzający korektę deklaracji jesteś (jako wierzyciel) zarejestrowanym podatnikiem VAT
• od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Korekty VAT dokonuje się na bieżąco – w najbliższej składanej deklaracji.

Przykład

Pan Adam wystawił 1 maja fakturę na kwotę 12 300 zł, z terminem płatności do 15 maja. Kontrahent nie opłacił faktury w ciągu 90 dni. Pan Adam skorzysta z ulgi na złe długi w rozliczeniu VAT składanym za sierpień do 25 września. Obniży VAT należny o 2300 zł wynikający z nieopłaconej faktury.

Jeżeli twój kontrahent ureguluje należność po 90 dniu, ale przed złożeniem przez ciebie korekty – ulga staje się bezprzedmiotowa i nie można z niej skorzystać. Jeśli kontrahent ureguluje należność po złożeniu przez ciebie korekty - masz obowiązek dokonać powrotnej korekty – podwyższyć kwotę VAT należnego o kwotę z uregulowanej faktury. Dokonuje się tego za okres, w którym dłużnik dokonał płatności.

Uwaga! Jeśli sam jesteś dłużnikiem i zalegasz z zapłatą za fakturę powyżej 90 dni od dnia płatności, masz obowiązek dokonać korekty VAT naliczonego. Oznacza to, że za okres, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności, podwyższasz VAT należny o kwotę podatku z nieopłaconej faktury. Obowiązek stosowania korekty nie powstanie, jeśli uregulujesz należność najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności tej należności.