VAT w handlu międzynarodowym – dostawa i nabycie towarów

Jak rozliczyć wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT)

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) jest dostawą (wywozem) towarów z terytorium Polski na terytorium państwa członkowskiego UE.

Żeby transakcja została uznana za WDT, konieczne jest spełnienie następujących wymogów:

• nabywca towaru musi posiadać status podatnika VAT nadany przez inne niż Polska państwo członkowskie właściwe dla nabywcy lub
• nabywca towaru musi być osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku VAT, która jest zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska (powinien posiadać numer VAT-UE nadany w innym kraju niż Polska)
• dostawca jest zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT-UE
• dostawca posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.

Uwaga! Zgodnie z zasadą ogólną, transakcje między przedsiębiorcami z różnych krajów Unii Europejskiej są opodatkowane VAT w kraju nabywcy towaru. Natomiast w kraju sprzedawcy stosuje się stawkę 0% VAT lub zwolnienie z prawem do odliczenia podatku naliczonego.

Sprzedawca może zastosować 0% VAT od wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeśli:

• dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, który nabywca podał podatnikowi
• przed upływem terminu do złożenia rozliczenia podatkowego (JPK) za dany okres rozliczeniowy posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy
• składając rozliczenie podatkowe (JPK), w którym wykazuje WDT, jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE

Przepisy nie precyzują, w jakiej formie nabywca powinien podać swój numer VAT-UE sprzedawcy. Może wpisać ten numer do umowy ramowej (dotyczącej dostaw powtarzalnych) lub podawać każdorazowo w zamówieniu lub korespondencji.

Jak potwierdzić wywóz towarów do UE

Dowodami potwierdzającymi wywóz towarów zgodnie z ustawą o VAT mogą być:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium innego państwa członkowskiego (w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi))
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu
• dokumenty potwierdzające zapłatę za towar
• dowody potwierdzające przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Sprzedawca może też przedstawić dokumenty określone w rozporządzeniu wykonawczym Rady (UE) 282/2011). Korzysta wówczas z domniemania, że towar wyjechał poza terytorium kraju. Powinien posiadać:

• dwa dokumenty związane z transportem:
  • podpisany list przewozowy CMR
  • konosament (morski list przewozowy)
  • fakturę za towarowy przewóz lotniczy lub fakturę od przewoźnika towarów
• jeden dokument związany z transportem i jeden dokument innego rodzaju:
  • polisa ubezpieczeniowa dotycząca transportu
  • dokumenty urzędowe potwierdzające przybycie towarów do państwa przeznaczenia
  • poświadczenie odbioru przez podmiot prowadzący magazyn, do którego towary trafiły.

Dokumenty te nie mogą być ze sobą sprzeczne i muszą zostać wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem.

Dodatkowo, jeśli towary są wysyłane lub transportowane przez nabywcę, dostawca musi posiadać pisemne oświadczenia nabywcy potwierdzające ten fakt oraz wskazujące państwo przeznaczenia towarów.

Uwaga! Podatnik ma możliwość wyboru pomiędzy stosowaniem dowodów określonych w rozporządzeniu wykonawczym Rady (UE) 282/2011) a dowodami określonymi w ustawie o VAT.

Jak rozliczyć eksport towarów

Eksportem towarów jest dostawa (rozumiana jako wysyłka lub transport) z terytorium Polski poza terytorium Unii Europejskiej.

Eksport może być realizowany bezpośrednio przez dostawcę lub na jego rzecz (eksport bezpośredni) lub przez nabywcę mającego siedzibę poza terytorium Polski lub też na jego rzecz (eksport pośredni). Aby mówić o eksporcie, wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej musi być potwierdzony przez urząd celny określony w przepisach celnych.

Przykład

Spółka A jest producentem galanterii odzieżowej. Wysłała do odbiorcy – firmy handlowej mającej siedzibę w Stanach Zjednoczonych – kapelusze i szaliki damskie. Spółka A nadała dostawę frachtem drogą morską, urząd celny w Gdyni potwierdził wywóz towarów. Jest to wysyłka poza terytorium Unii Europejskiej, zrealizowana przez dostawcę, czyli eksport bezpośredni.

Warunkiem zastosowania stawki 0% VAT w eksporcie jest otrzymanie dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej przed upływem terminu do złożenia rozliczenia podatkowego (JPK) za dany okres rozliczeniowy.

Może to być:

• dokument w formie elektronicznej otrzymany z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych albo potwierdzony przez urząd celny wydruk tego dokumentu, czyli komunikat IE-599
• dokument w formie elektronicznej pochodzący z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych, otrzymany poza tym systemem, jeżeli zapewniona jest jego autentyczność
• zgłoszenie wywozowe w formie papierowej złożone poza systemem teleinformatycznym służącym do obsługi zgłoszeń wywozowych albo jego kopia potwierdzona przez urząd celny, czyli dokument SAD.

Co zrobić bez potwierdzenia wywozu towaru poza UE

Jeśli przed upływem terminu złożenia rozliczenia podatkowego (JPK) za miesiąc, w którym dokonałeś sprzedaży eksportowej, nie otrzymasz dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium UE, nie wykazujesz eksportu w danym okresie rozliczeniowym.

Uproszczenie to jest stosowane pod warunkiem, że podatnik posiada dokument celny potwierdzający procedurę wywozu.

Jeśli dokument ten nie wpłynie do ciebie również przed upływem terminu do złożenia JPK za kolejny miesiąc, wykazujesz sprzedaż jako sprzedaż krajową w rozliczeniu za ten drugi miesiąc (czyli z odpowiednią stawką VAT) i płacisz podatek.

Jeśli otrzymasz dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium UE w terminie późniejszym, możesz dokonać korekty podatku należnego za okres, w którym go otrzymałeś. Korekty tej dokonuje się na bieżąco. Nie trzeba korygować deklaracji (JPK), w której dostawa została wykazana jako sprzedaż krajowa.

Przykład

Pan Antoni w marcu sprzedał towar kontrahentowi z Rosji. Termin złożenia deklaracji za marzec upływa 25 kwietnia. Gdyby do tego czasu otrzymał potwierdzenie wywozu towaru, mógłby wykazać eksport w deklaracji za marzec. Pan Antoni nie otrzymał tego dokumentu ani do 25 kwietnia, ani do 25 maja. Nie mógł więc zastosować stawki 0%. W deklaracji za kwiecień wykazał sprzedaż ze stawką krajową 23%. Dokument potwierdzający wywóz otrzymał dopiero 24 sierpnia. W deklaracji za sierpień, składanej do 25 września, skorygował podatek należny.

Zaliczki w eksporcie

Jeżeli otrzymałeś całość lub część zapłaty przed dokonaniem eksportu towarów, ciąży na tobie obowiązek podatkowy VAT.

Możesz zastosować stawkę 0% VAT, gdy wywóz towarów nastąpi w terminie 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym otrzymałeś zapłatę oraz gdy posiadasz dokument potwierdzający wywóz towaru poza UE.

Przepis stosuje się również, jeżeli wywóz towarów nastąpi w terminie późniejszym pod warunkiem, że wywóz towarów w tym późniejszym terminie jest uzasadniony specyfiką realizacji tego rodzaju dostaw potwierdzoną warunkami dostawy, w których określono termin wywozu towarów.

Jeśli nie spełnisz tych warunków, stosujesz stawkę VAT obowiązującą w Polsce.

Przykład

Pan Stefan otrzymał w styczniu zaliczkę od kontrahenta z Ukrainy. Zastosuje stawkę 0% VAT, jeśli do końca lipca nastąpi wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Pan Stefan musi też otrzymać dokumenty potwierdzające wywóz nie później niż do terminu złożenia deklaracji za miesiąc następny po miesiącu wywozu (czyli w tym przykładzie do 25 września). Jeśli Pan Stefan nie dochowa terminów, to powinien opodatkować zaliczkę na eksport stawką 23%.

Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE

Aby dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, musisz co do zasady zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. Obowiązek rejestracji dotyczy zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych.

Przeczytaj, jak zarejestrować się jako podatnik VAT-UE.

Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R (tym samym, na którym rejestrujesz się do VAT). Jeżeli masz już status czynnego podatnika VAT dla transakcji krajowych, dokonujesz tylko odpowiedniej aktualizacji zgłoszenia VAT-R. Potwierdzenie nadania numeru VAT-UE otrzymasz na formularzu VAT-5UE.

Od tego momentu dla potrzeb rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych masz obowiązek posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem PL.

Sprawdź, czy twój kontrahent jest podatnikiem VAT-UE.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, zarejestruj się jako podatnik VAT-UE jeszcze przed dokonaniem:

• nabycia towarów od kontrahenta przedsiębiorcy z innego kraju Unii Europejskiej (WNT)
• sprzedaży towarów na rzecz kontrahenta przedsiębiorcy z innego kraju Unii Europejskiej (WDT)
• nabycia usług, dla których Polska jest miejscem świadczenia usługi (nabywca ma obowiązek rozliczyć VAT z tytułu nabycia danej usługi)
• świadczenia usług dla zagranicznych kontrahentów z UE, dla których miejscem świadczenia usługi jest kraj nabywcy, czyli inny niż Polska kraj unijny.

Jeśli jesteś podatnikiem VAT zwolnionym, powinieneś zarejestrować się jako podatnik VAT-UE, gdy:

• wartość transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium Polski (WNT) przekroczyła w danym roku podatkowym równowartość 50 000 zł
• nabywasz usługi od kontrahenta z Unii Europejskiej, dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy (Polska). Musisz wówczas zarejestrować się na potrzeby VAT-UE oraz rozliczyć VAT z danej transakcji
• świadczysz usługi na rzecz kontrahenta z Unii Europejskiej, dla których miejscem rozliczenia jest kraj nabywcy tej usługi, czyli inny niż Polska kraj unijny.

Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT w Polsce, nie musisz zarejestrować się jako podatnik VAT-UE w przypadku dostawy towarów na rzecz kontrahenta w innym kraju UE. Sprzedaż na rzecz kontrahenta z UE traktuj jak zwykłą sprzedaż krajową, która podlega wpisowi do uproszczonego rejestru sprzedaży (prowadzonego przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT). To dlatego, że do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dochodzi wówczas, gdy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Uwaga! Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE nie dotyczy podmiotów, które świadczą usługi na rzecz osób fizycznych z innych niż Polska krajów Unii Europejskiej, nieprowadzących działalności gospodarczej.

Jak rozliczyć wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

Wewnątrzwspólnotowe nabyciem towarów (WNT) to nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium Polski z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Warunkiem rozpoznania WNT jest, aby nabywca i dostawca byli podatnikami VAT.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów jest neutralne podatkowo dla polskiego nabywcy, o ile nabywcy w związku z tą transakcją przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT (zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

To dlatego, że polski przedsiębiorca przy nabyciu towarów z innego kraju Unii Europejskiej jest zobowiązany do samonaliczenia VAT. Wykazuje zarówno VAT należny (do zapłaty) w związku z dokonaniem czynności opodatkowanej, jak również VAT naliczony (do odliczenia), gdyż taka czynność stanowi dla niego zakup na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Unijny kontrahent wystawia mu fakturę bez kwoty VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”. W efekcie kwota VAT należnego jest równa kwocie VAT naliczonego.

Podatek VAT naliczony może zostać odliczony, jeśli zostaną spełnione jednocześnie dwa warunki:

• podatnik otrzyma fakturę dokumentującą WNT w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy
• podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu WNT w rozliczeniu podatkowym (JPK), w której jest obowiązany rozliczyć ten podatek, nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Podatnik, który:

• nie otrzyma faktury dokumentującej WNT w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy, musi odpowiednio pomniejszyć kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym upłynął ten termin;
• otrzyma fakturę dokumentującą WNT w terminie późniejszym, może odpowiednio powiększyć podatek naliczony w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym uwzględnił kwotę podatku należnego z tytułu tego nabycia.

Przykład

Pan Julian nabył w maju towar od kontrahenta z Hiszpanii. W deklaracji VAT za maj wykazał więc VAT należny i VAT naliczony (tej samej wysokości). Do końca sierpnia nie otrzymał jednak faktury. To oznacza, że musi skorygować deklarację za sierpień (wtedy upłynął 3-miesięczny termin) i pomniejszyć VAT naliczony. Fakturę otrzymał dopiero 30 września. Po otrzymaniu faktury VAT Pan Julian może ponownie dokonać odliczenia VAT w okresie, w którym uwzględnił kwotę podatku należnego z tytułu tego nabycia, czyli w maju.

Informacja podsumowująca VAT-UE

Jeśli jesteś podatnikiem VAT-UE i dokonujesz transakcji wewnątrzwspólnotowych, to poza rozliczeniami podatkowymi (JPK) masz obowiązek składania w formie elektronicznej informacji VAT-UE.

W informacji podsumowującej wykazujesz transakcje, takie jak:

• nabycie towaru od kontrahenta z UE (WNT)
• sprzedaż towarów kontrahentowi z UE (WDT)
• świadczenie usług na rzecz kontrahenta z UE, opodatkowanych w kraju siedziby nabywcy.

Nie wykazujesz nabycia usług od kontrahenta z UE.

Uwaga! Od 1 lipca 2020 roku obowiązuje wzór informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu call-off stock zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2020 r.

Informacje podsumowujące o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach (VAT-UE) muszą być składane za okresy miesięczne, nawet jeśli rozliczasz się z VAT kwartalnie. Można je składać wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu tych transakcji.

Złożenie poprawnej informacji podsumowującej VAT-UE jest warunkiem zastosowania preferencyjnej zerowej stawki VAT. Wcześniej był to warunek formalny, obecnie jest to warunek materialny. Jeśli sprzedawca go nie spełni, straci prawo do stawki 0%. Ustawa o VAT przewiduje jednak, że prawo do zerowej stawki zostanie zachowane, o ile podatnik „należycie na piśmie wyjaśni uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego”. Przepisy nie definiują jednak, jak należy to zrobić.

Informację podsumowującą VAT-UE wysyłasz jedynie w przypadku wystąpienia transakcji wewnątrzwspólnotowych. Nie ma obowiązku składania informacji „zerowych” w przypadku braku takich transakcji.

Podatek z tytułu transakcji wspólnotowych – jeśli wystąpi – opłacasz w tym samym terminie jak w przypadku transakcji krajowych – do 25. dnia następnego miesiąca albo 25. dnia miesiąca następującego po danym kwartale (przy rozliczeniu kwartalnym).

Jesteś polskim przedsiębiorcą zajmującym się handlem międzynarodowym w kraju Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinie lub Norwegii? Masz problem z rozliczeniem VAT w zagranicznym urzędzie administracji publicznej? Zgłoś swoją sprawę do Centrum SOLVIT Polska i uzyskaj bezpłatną pomoc.

Pakiet Quick Fixes – co to jest i co zmienia

Pakiet Quick Fixes to uproszczenia w wewnątrzunijnym handlu towarami, wprowadzone przez dyrektywę UE. Zmiany obowiązują od 1 lipca 2020 roku i dotyczą między innymi magazynów call-off stock i transakcji łańcuchowych.

Magazyny call-off stock

Procedura magazynu call-off stock ułatwia rozliczenie dostaw towaru do magazynu w innym kraju UE, z którego zagraniczny nabywca pobiera towar w późniejszym terminie.
Taka dostawa nie może być rozliczona jako standardowe WDT. Dotychczas polski podatnik musiał w takiej sytuacji wykazać WDT w Polsce i WNT w kraju UE (Było to traktowane jako tzw. nietransakcyjne przemieszczenie towarów, w którym nie ma nabywcy i opodatkowuje się samo przemieszczenie). Polski podatnik miał obowiązek rejestracji do celów VAT w kraju UE i rozliczania tam podatku. W momencie pobrania towaru z magazynu rozliczał dostawę krajową, opodatkowaną VAT w danym kraju UE (kraju położenia magazynu).

Procedura call-off stock pozwala polskim przedsiębiorcom uniknąć obowiązku rejestracji do VAT w innym państwie UE w związku z przemieszczeniem towarów.

WDT ma miejsce dopiero w momencie pobrania towarów z magazynu przez kupującego. Nabywca z innego kraju UE rozlicza WNT.

Przykład

Pan Piotr przemieszcza własne towary do magazynu w Czechach. Nabywcą jest czeska spółka (właściciel lub najemca magazynu), która pobierze te towary po miesiącu. Po wprowadzeniu procedury call-off stock pan Piotr nie musi rejestrować się do celów VAT w Czechach i rozliczać tam podatku. Przemieszczenie towarów jest neutralne pod względem VAT. Dostawa wewnątrzwspólnotowa (WDT) ma miejsce dopiero wtedy, gdy czeska spółka pobierze towary z magazynu. Pan Piotr wykazuje wówczas WDT, a czeski nabywca – WNT.

Aby zastosować procedurę call-off stock, trzeba spełnić szereg wymogów, między innymi:

• dostawca i nabywca muszą być zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE
• dostawca nie może mieć siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa UE, do którego przemieszcza towary
• wysyłka lub transport muszą odbywać się między dwoma różnymi państwami UE i być realizowane przez dostawcę lub przez osobę trzecią działającą na jego rzecz
• dostawca i nabywca muszą zawrzeć porozumienie, z którego wynika, że nabywca jest uprawniony do nabycia towarów z magazynu call-off stock
• dostawca musi prowadzić ewidencję przemieszczeń (zawierającą między innymi: datę wysyłki; wartość, opis i ilość towarów, które przybyły do magazynu; datę, opis i ilość towarów pobranych z magazynu przez nabywcę); nieprowadzenie ewidencji jest traktowane jak brak prowadzenia ksiąg i może podlegać karze
• dostawca musi podać w informacji podsumowującej numer VAT-UE nabywcy i kod kraju nabywcy (od 1 lipca 2020 roku wzór informacji VAT-UE zawiera część dotyczącą call-off stock).

Towary mogą oczekiwać na pobranie 12 miesięcy (wcześniej 24 miesiące). Po upływie tego okresu (lub w razie braku spełnienia innych wymogów formalnych) sprzedawca musi zarejestrować się do VAT w kraju magazynu.

Transakcje łańcuchowe

Pakiet Quick Fixes wprowadza też jednolite zasady opodatkowania transakcji łańcuchowych w krajach UE.

Transakcja łańcuchowa to taka, w której kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy. W transakcji łańcuchowej biorą udział co najmniej 3 podmioty.

W przypadku dostawy transgranicznej (unijnej i poza UE) tylko jedna dostawa w łańcuchu może korzystać z preferencyjnej stawki 0% VAT.

Zgodnie z zasadą ogólną, jeśli w transakcji unijnej biorą udział trzy podmioty, A, B i C, wysyłka lub transport towarów są przyporządkowane dostawie do podmiotu pośredniczącego (czyli transakcji A-B).

Przykład

W transakcji łańcuchowej biorą udział trzy firmy: polska (A), francuska (B) i niemiecka (C). Spółka A wykazuje WDT w Polsce, a spółka B wykazuje WNT we Francji. Dostawa z B do C podlega opodatkowaniu jako dostawa lokalna w Niemczech.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której podmiot pośredniczący przekazuje swojemu dostawcy numer VAT-UE nadany mu przez państwo członkowskie, z którego towary są wysyłane lub transportowane. Wtedy wysyłkę lub transport przypisuje się dostawie dokonanej przez ten podmiot.

Podmiotem pośredniczącym dla celów rozliczania VAT od transakcji trójstronnych jest inny niż pierwszy w kolejności dostawca towarów, który wysyła lub transportuje towar samodzielnie albo za pośrednictwem osoby trzeciej działającej na jego rzecz.

Przykład

W transakcji łańcuchowej biorą udział trzy firmy: polska (A), francuska (B) i niemiecka (C). Podmiotem pośredniczącym jest francuska spółka B, która przekazuje polskiej spółce numer VAT-UE nadany w Polsce. Spółka A wykazuje dostawę lokalną opodatkowaną w Polsce. Francuska spółka B wykazuje WDT w Polsce, a niemiecka spółka C – WNT w Niemczech.

Uwaga! Kluczowe znaczenie ma identyfikacja podmiotu pośredniczącego w łańcuchu. Nie może to być ani być pierwszy, ani ostatni podmiot w łańcuchu, czyli pierwszy dostawca i ostateczny nabywca.