Jak ustanowić pełnomocnika i jakie pełnomocnik ma uprawnienia
Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami – niektóre czynności możesz powierzyć osobie, która wykona je za ciebie. Sprawdź, jak udzielić pełnomocnictwa oraz jakie są rodzaje i typy pełnomocnictwa.
Na czym polega pełnomocnictwo
Możesz potrzebować pełnomocnika, czyli osoby, która jest upoważniona do działania w twoim imieniu, z wielu powodów, na przykład w związku z nadmiarem obowiązków, potrzebą profesjonalnej obsługi konkretnej czynności czy dlatego, że jesteś czasowo nieobecny.
Pełnomocnictwo to jednostronna czynność prawna polegająca na upoważnieniu konkretnej osoby do działania twoim imieniu.
Jeżeli chcesz powołać pełnomocnika, najpierw określ zakres spraw lub czynności, które taka osoba będzie mogła załatwić. Drugi krok to wybór osoby, której udzielisz pełnomocnictwa i która będzie realizowała powierzone jej sprawy w twoim interesie . Pamiętaj, żeby była to osoba zaufana – pełnomocnik może w twoim imieniu załatwiać wiele spraw, ale to ty ponosisz za nie odpowiedzialność.
Pełnomocnictwa do działania w imieniu firmy możesz udzielić więcej niż jednej osobie.
Udzielenie pełnomocnictwa nie oznacza, że nie możesz samodzielnie dokonywać czynności, które cię dotyczą. Nawet jeżeli masz pełnomocnika, to wciąż możesz działać samodzielnie.
Pamiętaj! Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, zgłoś pełnomocnika do CEIDG. Taki pełnomocnik nie będzie za każdym razem musiał pokazywać pełnomocnictwa, a ty nie będziesz płacić opłaty skarbowej za każdym razem kiedy będziesz przekazywać pełnomocnictwo do urzędu.
Czym się różni pełnomocnictwo od prokury
Istnieją dwa rodzaje pełnomocnictwa:
- pełnomocnictwo zwykłe – może być udzielone przez dowolny podmiot, czyli osobę fizyczną, w tym również prowadzącą działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, osobę prawną, czyli spółkę kapitałową wpisaną do KRS, lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej, na przykład spółkę osobową wpisaną do KRS
- prokura – może być udzielona przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG oraz przez podmioty wpisane do KRS.
W obu przypadkach pełnomocnik i prokurent mają uprawnienie do składania oświadczeń w twoim mieniu. Podstawowa różnica między prokurą a zwykłym pełnomocnictwem sprowadza się do zakresu kompetencji.
Zakres uprawnień pełnomocnika zależy od rodzaju udzielonego pełnomocnictwa:
- w przypadku pełnomocnictwa ogólnego pełnomocnik zostaje umocowany do dokonywania czynności zwykłego zarządu
- w przypadku pełnomocnictwa rodzajowego – czynności określonego rodzaju
- pełnomocnictwo szczególne uprawni pełnomocnika do dokonywania konkretnych, oznaczonych czynności prawnych wskazanych w dokumencie pełnomocnictwa.
Oznacza to, że w każdej sytuacji zakres działania pełnomocnika jest wyznaczony przez zakres czynności, do których chcesz go powołać.
Prokurent ma szersze uprawnienia, które obejmują wszystkie czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa (czynności sądowe i pozasądowe).
Zakres umocowania prokurenta jest zawsze taki sam, nie można ograniczyć jego działania tylko do niektórych spraw. Oznacza to, że każda czynność dokonana przez powołanego przez ciebie prokurenta będzie wywierała skutki prawne dla ciebie i osób trzecich. Nie ma prawnej możliwości, żeby się od nich uchylić.
Ważne! Z szerokiego zakresu możliwości działania prokurenta w przedsiębiorstwie – mocą Kodeksu cywilnego – jest wyłączonych kilka czynności, do których prokurent nie ma uprawnień i potrzebuje dodatkowego umocowania w odrębnym pełnomocnictwie. Są to:
- zbycie przedsiębiorstwa
- oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania
- zbycia lub obciążenia nieruchomości.
Zarówno pełnomocnictwo, jak i prokura mogą być udzielone przez:
- osobę fizyczną, w tym osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG
- osobę prawną – spółki kapitałowe wpisane do KRS
- jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, na przykład spółki osobowe wpisane do KRS.
Przeczytaj więcej o:
Jakie są rodzaje pełnomocnictw
Są trzy podstawowe rodzaje pełnomocnictwa:
- pełnomocnictwo ogólne – udzielasz go, gdy działania pełnomocnika mają się ograniczać jedynie do zwykłego zarządu, czyli czynności związanych z podejmowaniem zwykłych, bieżących działań dotyczących twoich spraw. Taki pełnomocnik może załatwiać sprawy przed organami administracji. Pełnomocnictwo ogólne musi być udzielone w formie pisemnej.
Ważne! Pojęcie czynności zwykłego zarządu nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę i każdorazowo trzeba oceniać je w stosunku do każdej sprawy.
Przykład
Przedsiębiorca z branży transportowej może udzielić pełnomocnictwa ogólnego, w ramach którego pełnomocnik – działając w zakresie zwykłego zarządu – dokonuje zakupu samochodów do firmy. Jednak pełnomocnik przedsiębiorcy z branży nieruchomości działający na podstawie pełnomocnictwa ogólnego nie będzie mógł kupić samochodów do firmy. W tym wypadku zakup nie należy do czynności zwykłego zarządu, gdyż wykracza poza przedmiot działalności firmy.
- pełnomocnictwo rodzajowe – udzielasz go, gdy działania pełnomocnika mają wykraczać poza sprawy zwykłego zarządu. Takie pełnomocnictwo musi szczegółowo określać zakres czynności, w których ma występować pełnomocnik – jego upoważnienie do działania będzie ograniczone do tych konkretnych spraw.
Przykład
Przedsiębiorca Jan Nowak prowadzi firmę w branży usług budowlanych, w ramach której zawiera wiele umów o dzieło z podwykonawcami. Aby usprawnić proces prowadzenia firmy, powołał pełnomocnika do zawierania umów z podwykonawcami zajmującymi się stolarką budowlaną.
- pełnomocnictwo szczegółowe – udzielasz go, gdy działania twojego pełnomocnika mają wiązać się z konkretną czynnością prawną, w przypadku której przepisy nakładają obowiązek posiadania przez pełnomocnika pełnomocnictwa szczegółowego. Tak jest między innymi w przypadku zawarcia umowy zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości lub umowy przenoszącej własność nieruchomości.
Przykład
Przedsiębiorca Aneta Kowalska prowadzi firmę zajmującą się sprzedażą nieruchomości – lokali usługowych. Aby usprawnić proces prowadzenia firmy, Aneta postanowiła powołać pełnomocnika do sprzedaży nieruchomości na terenie Szczecina. Pełnomocnictwo szczegółowe, które upoważnia do sprzedaży nieruchomości, zostało zawarte w formie notarialnej.
Jakie są rodzaje prokury
Są cztery podstawowe rodzaje prokury:
- prokura samoistna – pozwala na samodzielne działanie prokurenta w zakresie wynikającym z umocowania. Taki prokurent jest uprawniony do dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych, związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa
- prokura łączna – upoważnia do działania w imieniu przedsiębiorcy tylko łącznie z innym prokurentem
- prokura łączna mieszana – upoważnia do działania z innym prokurentem oraz dodatkowo z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem osobowej spółki handlowej
- prokura swoiście łączna (tak zwana prokura łączna niewłaściwa) – upoważnia tylko do działania z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem osobowej spółki handlowej.
Jak ustanowić pełnomocnika
Kto może być pełnomocnikiem
W większości spraw administracyjnych pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych, a zatem może to być nawet osoba niepełnoletnia, która ukończyła 13 lat.
Ustanowienie pełnomocnika wymaga złożenia przez mocodawcę, czyli osobę udzielającą pełnomocnictwa, tak zwanego oświadczenia woli, przy czym jest to działanie jednostronne. Oznacza to, że osoba wskazana jako pełnomocnik nie musi się zgadzać na bycie pełnomocnikiem i nie musi korzystać ze swoich kompetencji.
Często do reprezentowania przed sądem jest wymagane, aby pełnomocnictwo było udzielone pełnomocnikowi profesjonalnemu, na przykład adwokatowi lub radcy prawnemu.
Pełnomocnikiem może być także osoba prawna.
W postępowaniu administracyjnym profesjonalny pełnomocnik jest wymagany w przypadku:
- skargi kasacyjnej od wyroku wojewódzkiego sądu administracyjnego (WSA) do naczelnego sądu administracyjnego (NSA)
- zażalenia na postanowienie WSA o odrzuceniu skargi kasacyjnej do NSA
- skargi o wznowienie postępowania do NSA
- skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia do NSA.
W postepowaniu karnym profesjonalny pełnomocnik jest wymagany w przypadku:
- złożenia kasacji
- złożenia skargi na wyrok sądu odwoławczego
- wniesienia subsydiarnego aktu oskarżenia
- złożenia apelacji od wyroku sądu okręgowego
- złożenia wniosku o wznowienie postępowania.
W postepowaniu cywilnym profesjonalny pełnomocnik jest wymagany w przypadku:
- postępowania wszczętego na skutek zażalenia na postanowienie sądu drugiej instancji rozpoznawanego przez Sąd Najwyższy,
- rozpoznawania przez Sąd Najwyższy skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia sądu niższej instancji.
W jakiej formie udzielić pełnomocnictwa
Forma, w jakiej ustanawiasz pełnomocnika, zależy od rodzaju czynności, do jakich go powołujesz, i od tego, czy jest to pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe czy szczegółowe.
Różnice dotyczą w szczególności ZUS, spraw podatkowych, ale również spraw administracyjnych czy postępowań przed sądem administracyjnym i postępowań cywilnych. Na przykład:
- jeśli chcesz, żeby pełnomocnik zawarł w twoim imieniu umowę w formie pisemnej, to pełnomocnictwo do zawarcia tej umowy powinno być udzielone w formie pisemnej
- jeśli chcesz, żeby pełnomocnik mógł dokonywać wszystkich czynności należących do typowych czynności realizowanych w twojej firmie, to takie pełnomocnictwo także musi mieć formę pisemną.
Jeżeli udzielasz pełnomocnictwa w formie pisemnej, to dokument pełnomocnictwa powinien zawierać:
- dane stron, czyli mocodawcy i pełnomocnika: imię, nazwisko, PESEL, miejsce zamieszkania, nazwę i numer dokumentu tożsamości
- szczegóły dotyczące zakresu uprawnień pełnomocnika
- określenie miejsca oraz opcjonalnie daty jego sporządzenia.
Dokument tożsamości to: dowód osobisty, paszport albo mDowód (dokument mObywatel).
Nie ma obowiązującego wzoru dokumentu pełnomocnictwa. Ważne jest, żeby taki dokument zawierał wszystkie niezbędne dane.
Pamiętaj! W treści pełnomocnictwa warto również wskazać, czy pełnomocnik jest uprawniony do udzielania dalszych pełnomocnictw - pełnomocnictw substytucyjnych. Takie upoważnienie może okazać się niezbędne podczas nieobecności pełnomocnika.
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może zgłosić pełnomocnika w rejestrze przedsiębiorców, czyli w CEIDG. Taki pełnomocnik, bez konieczności okazywania pełnomocnictwa i wnoszenia związanej z tym opłaty skarbowej, może:
- załatwiać sprawy związane z wpisem firmy w rejestrze przedsiębiorców
- załatwiać inne sprawy urzędowe, między innymi w ZUS.
Uwaga! Pełnomocnik wpisany do CEIDG nie może załatwiać spraw podatkowych.
Przeczytaj więcej o pełnomocniku przedsiębiorcy wpisanym do CEIDG.
Pełnomocnicy substytucyjni
Ustanowiony pełnomocnik może powołać innych (dalszych) pełnomocników mocodawcy, czyli udzielić pełnomocnictwa substytucyjnego.
Ustanowienie pełnomocnika substytucyjnego jest możliwe, gdy wynika to:
- z treści samego pełnomocnictwa
- z ustawy (na przykład: uprawnienie pełnomocnika do udzielenia dalszego pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu wynikające z art. 91 pkt 3 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego) lub stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa (na przykład: uprawnienie wynikające z umowy przyjmującego zlecenie do powierzenia jego wykonania osobie trzeciej).
Zakres pełnomocnictwa substytucyjnego może odpowiadać zakresowi pełnomocnictwa głównego lub być węższy niż zakres pełnomocnictwa głównego.
Pełnomocnik nie może udzielić pełnomocnictwa substytucyjnego, którego zakres byłby szerszy od zakresu pełnomocnictwa głównego.
Jak ustanowić prokurenta
Kto może być prokurentem
Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do czynności prawnych, a więc osoba pełnoletnia. Prokurentem nie może być osoba prawna.
Jak zgłosić prokurę
Sposób ustanowienia prokurenta w firmie zależy od formy prawnej prowadzonej działalności. Dane dotyczące prokurenta musisz zamieścić:
- w dziale 2 rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, jeśli powołujesz prokurenta w spółce handlowej
- w dziale 2 rejestru przedsiębiorców w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeśli powołujesz prokurenta w działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG.
Pamiętaj! Nie ma jednego obowiązującego wzoru dokumentu udzielającego prokury. Sam dokument pełnomocnictwa nie musi nawet zawierać słowa „prokura”. Decydujące znaczenie ma zakres udzielonego pełnomocnictwa. Dlatego powołując prokurę w swojej firmie, zadbaj o to, aby dokument prokury był sporządzony w sposób jednoznaczny i nie pozostawiał wątpliwości, że jego zamiarem było udzielenie prokury, a nie pełnomocnictwa ogólnego.
Zobacz, jak:
Jak ustanowić pełnomocnika w ZUS
W Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych możesz załatwiać swoje sprawy przez pełnomocnika. Osoba, którą upoważniasz do działania w twoim imieniu przed ZUS, musi mieć aktywne konto PUE.
Żeby ustanowić pełnomocnika w ZUS, musisz:
- wypełnić formularz ZUS-PEL i wysłać go:
- w formie papierowej – możesz to zrobić w każdym oddziale ZUS, bez względu na miejsce wykonywania działalności
- w formie elektronicznej – za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS)
- wpisać pełnomocnika w CEIDG.
Przeczytaj, jak wpisać pełnomocnika w CEIDG.
Pamiętaj! Jeśli twoja spółka ma na przykład wieloosobowe przedstawicielstwo, wypełnij również załącznik PEL-Z.
Najczęściej pełnomocnictwo jest udzielane pracownikowi biura rachunkowego, który obsługuje program Płatnik lub aplikację e-Płatnik do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych.
Pełnomocnictwo musi zawierać:
- dane osoby upoważnionej – pełnomocnika
- dane osoby upoważniającej – mocodawcy
- datę wystawienia
- termin obowiązywania lub informację, że obowiązuje bezterminowo
- zakres czynności lub spraw, do których jest udzielane.
Ważne! Ustanowienie pełnomocnictwa do kontaktów z ZUS i załatwianie spraw związanych z ubezpieczeniami jest zwolnione z opłaty skarbowej.
Opłata skarbowa za pełnomocnictwo
Jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz zapłacić opłatę skarbową za pełnomocnictwo. Płacisz za złożenie pełnomocnictwa do właściwego organu lub urzędu w konkretnym postępowaniu, a nie za jego udzielenie.
Opłatę skarbową za pełnomocnictwo wpłacasz na konto urzędu miasta lub gminy, na którego terenie znajduje się urząd lub inna instytucja, w której składasz wniosek albo pełnomocnictwo.
Przykład
Jeśli wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach składasz do urzędu skarbowego w Warszawie, opłatę wpłać na konto Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy.
Za każde pełnomocnictwo złożone w urzędzie zapłacisz 17 zł. Jeśli ustanowisz trzech pełnomocników do jednej sprawy, to musisz zapłacić po 17 zł za każdego pełnomocnika.
Jeżeli składasz pełnomocnictwo i pełnomocnictwo substytucyjne, to musisz zapłacić po 17 zł za każde z nich.
Jedno pełnomocnictwo może być złożone przed jednym organem w wielu postępowaniach lub przed różnymi organami. W takim przypadku opłatę za złożenie pełnomocnictwa pobiera się niezależnie dla każdego postępowania.
Pamiętaj! Od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa substytucyjnego (dalszego pełnomocnictwa procesowego), w sprawach z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym należy uiścić opłatę skarbową w wysokości 17 zł.
Nie musisz jednak płacić za pełnomocnictwo:
- udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu
- jeśli twoją sprawę załatwia pełnomocnik wpisany do CEIDG – takie pełnomocnictwo jest widoczne w rejestrach publicznych i nie musisz go przedkładać w urzędzie razem z wnioskiem
- jeśli twoją sprawę załatwia pełnomocnik ustanowiony do kontaktów w ZUS.
Przeczytaj więcej informacji o opłatach skarbowych.
Jak załatwić przez pełnomocnika sprawę na Biznes.gov.pl
Możesz załatwić sprawę urzędową na Biznes.gov.pl przy pomocy pełnomocnika. Twój pełnomocnik musi zarejestrować się na portalu Biznes.gov.pl i dołączyć oryginał lub odpis pełnomocnictwa do składanego wniosku. Może to być pełnomocnictwo podpisane przez ciebie elektronicznie.
Twój pełnomocnik powinien posiadać podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany.
Uwaga! Jeśli twój pełnomocnik został ujawniony w twoim wpisie w CEIDG, nie musi dodatkowo dołączać dokumentu pełnomocnictwa. Do załatwienia sprawy wystarczy, że powoła się na pełnomocnictwo ujawnione przez ciebie w rejestrze. Powołanie się na takie pełnomocnictwo nie podlega opłacie skarbowej.
Kiedy pełnomocnictwo wygasa
Możesz odwołać swojego pełnomocnika w każdej chwili. Wystarczy, że złożysz pełnomocnikowi oświadczenie woli w tym zakresie, czyli poinformujesz go, że nie chcesz, aby dalej pełnił swoją funkcję. Nie potrzebujesz zgody pełnomocnika, żeby go odwołać.
Odwołania pełnomocnictwa można dokonać w każdej formie, niezależnie od tego, czy zostało ono udzielone w formie pisemnej czy w formie aktu notarialnego. Wystarczy, że odwołanie nastąpi w sposób zrozumiały i bezpośredni.
Zobacz więcej o: