Pełnomocnicy i przedstawiciele podatkowi

Kto może być pełnomocnikiem w sprawach podatkowych

Pełnomocnikiem w sprawach podatkowych może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Oznacza to, że na przykład nie możesz udzielić pełnomocnictwa biuru rachunkowemu, ale nie ma przeszkód, aby twoim pełnomocnikiem był pracownik takiego biura.

Uwaga! Jeśli twoim pełnomocnikiem jest podmiot profesjonalny, na przykład adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, to może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.

Pełnomocnictwo ogólne – we wszystkich sprawach

Sprawy podatkowe możesz załatwiać przez ustanowionego przez siebie pełnomocnika, który będzie cię reprezentować na przykład w trakcie kontroli i postępowania podatkowego.

Pełnomocnictwo ogólne ma zakres najszerszy ze wszystkich pełnomocnictw. Upoważnia do działania:

• we wszystkich sprawach podatkowych i w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej
• we wszystkich urzędach skarbowych i przed innymi organami podatkowymi, na przykład urzędem gminy właściwym w sprawie podatku od nieruchomości.

Pełnomocnictwo ogólne nie upoważnia do podpisywania deklaracji podatkowych.

Są też czynności, których nie możesz załatwić przez pełnomocnika podatkowego – musisz ich dokonać osobiście. Na przykład: musisz osobiście stawić się na przesłuchanie w charakterze strony czy w charakterze świadka.

Przykład

20 stycznia pan Wiktor udzielił pełnomocnictwa ogólnego doradcy podatkowemu, który reprezentuje go w kontroli podatkowej w zakresie VAT. 15 lutego pan Wiktor otrzymał od organów podatkowych wezwanie na przesłuchanie w charakterze strony. Strona nie może w tym przypadku działać przez ustanowionego przez siebie pełnomocnika – przesłuchanie strony jest czynnością wymagającą jej osobistego działania. Jednak pełnomocnik może asystować przy przesłuchaniu, udzielając pomocy prawnej.

Po udzieleniu pełnomocnictwa ogólnego nie trzeba już składać z osobna nowego pełnomocnictwa do akt każdej sprawy podatkowej albo kontroli podatkowej.

Informacje dotyczące pełnomocnictw ogólnych trafiają do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO). Organy podatkowe mają dostęp do tej bazy i mogą sprawdzać umocowanie danej osoby do reprezentowania podatnika. Ustanowienie, zmiana, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego są skuteczne od dnia wpływu takiej informacji do CRPO.

Pamiętaj! Pełnomocnictwo ustanowione w CEIDG nie upoważnia do działania w sprawach podatkowych.

Pełnomocnictwo szczególne – w konkretnej sprawie

Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania w konkretnej sprawie podatkowej, dlatego zakres pełnomocnictwa musi być dokładnie wskazany (do jakiej sprawy, przed jakim organem). Może być ustanowione:

• pisemnie
• elektronicznie
• ustnie do protokołu.

Pamiętaj! Pełnomocnik, jeżeli jest do tego umocowany, ma możliwość ustanowienia dla mocodawcy również innych pełnomocników. Takie umocowanie może wynikać z:

• treści pełnomocnictwa
• z ustawy
• ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Ustanowienie przez mocodawcę kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania powoduje, że każdy z nich jest uprawniony do samodzielnego działania.

Pełnomocnictwo do doręczeń w sprawach podatkowych

Pełnomocnictwo do doręczeń trzeba ustanowić, gdy przedsiębiorca (strona postępowania) nie ma ani pełnomocnika ogólnego, ani szczególnego i jednocześnie zaistniała jedna z dwóch sytuacji:

• strona postępowania zmieniła adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie poza UE
• strona postępowania nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Polsce lub w innym kraju UE i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania.

Jeśli jesteś zobowiązany do ustanowienia pełnomocnika do doręczeń, a tego nie zrobisz, to pismo zostanie uznane za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawi je w aktach sprawy.

Pamiętaj! Nie musisz ustanawiać pełnomocnika do doręczeń, jeżeli podałeś adres mailowy do dostarczania pism procesowych.

Jeśli ustanowiłeś więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania lub ustanowiłeś pełnomocnika ogólnego i szczególnego w tej samej sprawie, powinieneś wskazać organowi jednego z nich jako pełnomocnika do doręczeń.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji

Jeśli chcesz, żeby księgowy lub profesjonalny pełnomocnik składał w twoim imieniu deklaracje podatkowe, na przykład PIT czy JPK_VAT, musisz udzielić im oddzielnie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji.

W tym zakresie nie wystarczy pełnomocnictwo ogólne. To dwa odrębne rodzaje pełnomocnictw, przy czym pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji upoważnia jedynie do złożenia podpisu na deklaracji, z wyłączeniem innych działań na rzecz podatnika. Takie pełnomocnictwo nie uprawnia do sporządzenia deklaracji – twój pełnomocnik nie może też ich poprawiać.

Przykład

Pani Joanna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W sprawach podatkowych reprezentuje ją doradca podatkowy Marian Nowak. Pani Joanna udzieliła mu pełnomocnictwa ogólnego, składając formularz PPO-1 do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO). Żeby doradca podatkowy mógł podpisywać za nią deklaracje w formie elektronicznej, złożyła dodatkowo formularz UPL-1 do szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Jeżeli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliły go wszystkie osoby.

Możesz udzielić pełnomocnictwa:

• do podpisywania deklaracji składanej w formie elektronicznej (formularz UPL-1) – pełnomocnik podpisuje i składa deklaracje przez internet przy użyciu podpisu kwalifikowanego
• do podpisywania deklaracji składanej w formie papierowej (formularz UPL-1P) – pełnomocnik podpisuje i składa deklaracje w postaci papierowej

Uwaga! Część deklaracji, na przykład JPK_VAT z deklaracją, możesz złożyć wyłącznie w formie elektronicznej.

Jak powołać i odwołać pełnomocnika podatkowego

Dokument pełnomocnictwa musi być podpisany przez przedsiębiorcę, a jeśli dotyczy spółki, to podpisują go osoby zgodnie z reprezentacją wynikającą z KRS lub umowy spółki. Każde z pełnomocnictw podatkowych jest udzielane, zmieniane i odwoływane na odpowiednich formularzach.

Rodzaj pełnomocnictwa	Druk pełnomocnictwa	Druk zawiadomienia o zmianie / odwołaniu / wypowiedzeniu pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo ogólne	PPO-1	OPO-1
Pełnomocnictwo szczególne	PPS-1	OPS-1
Pełnomocnictwo do doręczeń	PPD-1	OPD-1
Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji	UPL-1	OPL-1
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji papierowych	UPL-1P	OPL-1P

Pełnomocnictwo ogólne

Druk pełnomocnictwa PPO-1 oraz odwołanie tego pełnomocnictwa OPO-1 należy złożyć elektronicznie do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO) za pośrednictwem Portalu Podatkowego.

Nie płacisz opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa ogólnego, jego zmianę, odwołanie lub wypowiedzenie.

Pamiętaj! To przedsiębiorca, który udziela pełnomocnictwa, ma obowiązek złożyć je do CRPO. Jednak jeśli, twoim pełnomocnikiem jest adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, to może samodzielnie zgłosić do CRPO udzielone pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo szczególne

Druk pełnomocnictwa szczególnego PPS-1 i odwołanie tego pełnomocnictwa OPS-1 możesz złożyć w twoim urzędzie skarbowym na piśmie, ustnie do protokołu lub w postaci elektronicznej – przez e-Urząd skarbowy lub ePUAP.

Płacisz opłatę skarbową w wysokości 17 zł od jego udzielenia.

Pełnomocnictwo sporządzone w formie elektronicznej należy przesłać przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej właściwego w sprawie, której ono dotyczy.

Dokument musi być uwierzytelniony podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym.

Pełnomocnictwo do doręczeń

Druk pełnomocnictwa do doręczeń na druku PPD-1 oraz odwołanie tego pełnomocnictwa OPD-1 możesz złożyć w twoim urzędzie skarbowym na piśmie, ustnie do protokołu lub w postaci elektronicznej – przez e-Urząd skarbowy lub ePUAP..

Płacisz opłatę skarbową w wysokości 17 zł od jego udzielenia.

Pełnomocnictwo sporządzone w formie elektronicznej należy przesłać przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej właściwego w sprawie, której ono dotyczy.

Dokument musi być uwierzytelniony podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznych UPL-1 i papierowych UPL-1P możesz złożyć w formie papierowej lub elektronicznej.

Jeśli chcesz złożyć formularze w formie papierowej, to UPL-1 składasz do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników – co do zasady będzie to urząd skarbowy właściwy dla miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy, a UPL-1P – do organu podatkowego właściwego w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy.

Formularz w formie elektronicznej możesz złożyć przez e-Urząd skarbowy lub przez e-PUAP.

Przeczytaj, jak złożyć upoważnienie UPL-1.

Formularz UPL-1 będzie obowiązywał we wszystkich urzędach skarbowych. Dodatkowo takie upoważnienie uprawnia do podpisywania:

• każdego rodzaju deklaracji podatkowych
• zeznań i informacji podatkowych.

Złożenie UPL-1 jest bezpłatne. Za UPL-1P płacisz opłatę skarbową 17 zł.

Złożenie dokumentu pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym nie oznacza, że twój pełnomocnik będzie miał od razu możliwość podpisywania deklaracji w formie elektronicznej bezpiecznym podpisem elektronicznym. Trzeba poczekać, aż urząd skarbowy wprowadzi dane twojego pełnomocnika do systemu e-Deklaracje.

Przedstawiciel podatkowy VAT

Firma zagraniczna, która nie ma siedziby na terenie UE, a która w Polsce wykonuje czynności czynnego podatnika podatku VAT, na przykład sprzedaje towary na terenie kraju, musi ustanowić przedstawiciela podatkowego.

Firma z innego państwa członkowskiego UE może, ale nie musi ustanawiać takiego przedstawiciela.

Do zadań przedstawiciela podatkowego należy:

• rozliczanie za podmiot zagraniczny podatku, w tym sporządzanie deklaracji podatkowych, informacji podsumowujących, prowadzenie ewidencji i dokumentacji
• wykonywanie innych czynności wynikających z przepisów, jeżeli został do tego upoważniony w umowie (na przykład reprezentowanie podczas kontroli podatkowej).

Ważne! Przedstawiciel podatkowy odpowiada solidarnie z podmiotem zagranicznym (podatnikiem) za jego zobowiązanie podatkowe, które rozlicza w jego imieniu i na jego rzecz.

Przedstawicielem podatkowym w sprawach VAT może być firma, która:

• ma siedzibę w Polsce
• jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT
• jest uprawniona do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego (nie dotyczy agencji celnej, która dokonuje odprawy celnej sprowadzanych z zagranicy towarów przeznaczonych następnie do wywozu do innego państwa UE)
• przez ostatnie 24 miesiące firma lub jej wspólnicy – w przypadku spółek handlowych i cywilnych – nie zalegali z wpłatami poszczególnych podatków (dopuszcza się zaległość do 3% kwoty należnych zobowiązań podatkowych w poszczególnych podatkach).

Przedstawiciel podatkowy w sprawach celnych

Przedstawicielem podatkowym może być także agencja celna, dokonująca odprawy celnej. Jeśli agencja uczestnicząca w tych czynnościach ma status przedstawiciela podatkowego, to nie tylko zastępuje i reprezentuje zagranicznego importera w odprawach celnych, lecz także rozlicza za niego podatek VAT w imporcie.

Dzięki takiemu statusowi agencji zagraniczny importer może być zwolniony z zapłaty tego podatku w Polsce. Warunkiem jest to, że po odprawie celnej towar zostanie wywieziony do innego państwa UE w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – WDT.

Aby agencja celna mogła być przedstawicielem podatkowym, musi:

• być zarejestrowana w Polsce w systemie VAT-UE
• podać polski numer VAT-UE (pod symbolem Y042) oraz analogiczny numer swojego mocodawcy przyznany mu w innym państwie UE (symbol Y041) w polu 44 zgłoszenia celnego.

Dowiedz się, jak zarejestrować się jako podatnik VAT-UE.

Agencja w zgłoszeniu celnym musi też wymienić pod symbolem Y044 dowód wskazujący, że importowane towary są przeznaczone do innego kraju UE. Dowodem może być faktura importowa, gdzie jako miejsce odbioru podano inne niż Polska państwo UE, ewentualnie zamówienie lub drogowy list przewozowy CMR na przewóz do tego państwa.

Wywożone towary muszą być ujęte w informacji podsumowującej VAT-UE agencji celnej. Informację przedstawia się w ciągu 4 miesięcy w urzędzie celno-skarbowym.

Przedstawiciel podatkowy w sprawach akcyzy

Jeśli zagraniczna firma sprzedaje na terenie Polski osobom fizycznym wyroby akcyzowe (alkohol, papierosy) sprowadzane z innych państw Unii Europejskich, to musi ustanowić przedstawiciela podatkowego w akcyzie.

Zadaniem przedstawiciela podatkowego jest obliczenie, zadeklarowanie i zapłacenie w Polsce podatku akcyzowego z tytułu nabycia wewnątrzwspólnotowego tych wyrobów w imieniu zagranicznego sprzedawcy.

Przedstawicielem podatkowym może być wyłącznie firma:

• która jest podatnikiem podatku od towarów i usług
• która nie posiada zaległości z tytułu cła i podatków stanowiących dochód budżetu państwa, składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne i nie jest wobec niej prowadzone postępowanie egzekucyjne, likwidacyjne lub upadłościowe
• która złoży zabezpieczenie akcyzowe
• której działalnością kierują osoby nieskazane za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi lub za przestępstwo skarbowe.

Aby firma mogła być przedstawicielem podatkowym, musi otrzymać zezwolenie na wykonywanie czynności w charakterze przedstawiciela podatkowego.

Obowiązkiem przedstawiciela podatkowego w sprawach podatku akcyzowego jest:

• obliczać i płacić akcyzę
• składać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego deklaracje podatkowe (AKC-U).

Sprawdź, jak uzyskać zezwolenie na wykonywanie czynności w charakterze przedstawiciela podatkowego.