Jak prowadzić dokumentację pracowniczą

Co to jest dokumentacja pracownicza

Kiedy zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

• akta osobowe pracowników (A, B, C, D, E)
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. Zł, jeżeli:

• nie prowadzisz bądź nie przechowujesz dokumentacji pracowniczej lub
• pozostawiasz dokumentację w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pamiętaj! Niezależnie od dokumentacji pracowniczej prowadzisz dokumentację dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych.

Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D, E i obejmują:

• w części A – oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

• w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  • umowę o pracę
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
  • zakres czynności (zakres obowiązków)
  • potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP

  • potwierdzenie poinformowania pracownika o:

    • warunkach zatrudnienia
    • ryzyku zawodowym
    • celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu czy wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu – o ile wprowadzono
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
  • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
  • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej
  • wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
  • wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
  • dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy,

• w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu albo o rozwiązaniu umowy o pracę
  • oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
  • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w sytuacji postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą
• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,

• w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:

  • informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę
  • informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego
  • informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
  • informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających po-dobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowuj w porządku chronologicznym i numeruj. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne.

Ta zasada dotyczy również części E akt osobowych pracownika: dokumenty dotyczące danej kontroli trzeźwości przechowuje się w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne.

Obowiązek przechowywania w porządku chronologicznym, numerowania oraz tworzenia wykazu dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części D lub E akt pracowniczych.

Po usunięciu z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu lub informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika, usuwa się całą wydzieloną część, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Pamiętaj! W aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej przechowujesz odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Jaka dokumentacja jest potrzebna przy etacie

W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

• dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy
• dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi:

• ewidencja czasu pracy obejmująca zwłaszcza:

  • pracę w poszczególnych dobach (liczbę godzin, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy) w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury
  • urlopy
  • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy
  • czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

• wnioski pracownika dotyczące między innymi:

  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy)
  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy)
  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 140(1) Kodeksu pracy)
  • ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173(1) Kodeksu pracy)
• dokumentacja:
  • związana ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy)
  • związana z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151(3) Kodeksu pracy)
  • związana z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy

• zgody:

  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy)
  • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

Szczegółowy zakres dokumentów umieszczanych w aktach osobowych czy dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest opisany w § 3 oraz §6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji

Zarówno pracownik, jak i były pracownik mają prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości bądź części swojej dokumentacji pracowniczej.

Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku musisz wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Pamiętaj! Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej włączasz do akt osobowych pracownika w części B - jeżeli wniosek został złożony w trakcie zatrudnienia albo C - jeżeli wniosek został złożony po ustaniu zatrudnienia.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
• w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej: zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci elektronicznej albo

• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również:

  • metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
  • podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Ważne! Obecnie pracodawca nie wydaje już byłemu pracownikowi na jego wniosek odpisu świadectwa pracy, a kopię dokumentu przechowywanego w aktach osobowych.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację

Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy) przez:

• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 roku lub później

• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:

  • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA).

Ważne! Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożysz raport informacyjny.

• 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od dnia ustania stosunku pracy. Na przykład jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 roku. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 roku.

Ważne! Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika.

Jakie są zasady przy 10-letnim okresie przechowywania

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania dokumentacji oddzielnie dla każdego pracownika. 10-letni okres w stosunku do wszystkich zatrudnionych, z którymi rozwiązano umowę w danym roku kalendarzowym, kończy się w zawsze 31 grudnia.

Przykład

Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 roku. Umowę rozwiązano 31 maja 2020 roku. Pani Monika, pracująca w tej samej firmie, zaczęła pracę 12 grudnia 2019 roku. Jej umowa została rozwiązana 11 grudnia 2020 roku. Okres przechowywania dokumentacji pana Pawła i pani Moniki, czyli 10 lat, minie 31 grudnia 2030 roku. Następnie były pracownik ma miesiąc na odbiór dokumentacji. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji przez byłego pracownika.

Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika

Jeżeli zatrudniasz pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę, to kontynuujesz prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakładasz mu osobnej dokumentacji).

10-letni okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy. Nie powinieneś jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania.

Przykład

Pan Jan pracował w firmie budowlanej w latach 2016–2018. Jego dokumentacja związana z tym zatrudnieniem ma być przechowywana przez 50 lat. Pan Jan ponownie zawarł umowę o pracę z tym samym pracodawcą od 1 stycznia 2020 roku. Dla dokumentacji prowadzonej w ramach nowej umowy okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, dlatego w tym przypadku pracodawca nie łączy dokumentacji z poprzedniej i nowej umowy.

Pamiętaj! W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy musisz wydać pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o:

• 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania.

Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania

Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego miesiąca dokumentacja nie może zostać zniszczona.

Po upływie tego miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe – pracodawca nie może zachować dokumentów).

W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeżeli ten zgłosił się po terminie.

Przykład

Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 roku, która została rozwiązania z dniem 31 maja 2020 roku. Jego dokumentacja będzie przechowywana do 31 grudnia 2030 roku. Pan Paweł będzie mógł się zgłosić po odbiór swojej dokumentacji do 31 stycznia 2031 roku. Od 1 lutego 2031 roku. pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji.

Kiedy trzeba przechowywać dokumentację dłużej niż 10 lat

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Jak tworzyć e-akta

Jeżeli dysponujesz podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, możesz podjąć decyzję o przechowywaniu akt i dokumentów w postaci elektronicznej. Są to tak zwane e-akta.

Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną

Jeżeli zamierzasz zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną:

• musisz sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, na przykład skany. Możesz je zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt,
• skany podpisujesz ty lub osoba upoważniona podpisem kwalifikowanym, potwierdzając tym samym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Pamiętaj, że prowadząc dokumentację w postaci elektronicznej, musisz spełnić szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej postaci.

Te wymagania są określone w §9 i §10 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej i który określa jak prawidłowo stworzyć system teleinformatyczny do obsługi e-akt.

W związku z przeniesieniem dokumentacji do postaci elektronicznej twój pracownik lub były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia go o takiej możliwości.

Informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej doręczasz mu za pokwitowaniem.

Możesz to zrobić osobiście albo za pośrednictwem:

• operatora pocztowego
• osoby upoważnionej przez pracodawcę
• środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Jeżeli tę informację wysłałeś do byłego pracownika listem poleconym, a on jej nie odebrał, to doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.

W przypadku śmierci pracownika prawo do odebrania dokumentacji papierowej, również w terminie 30 dni, mają:

• dzieci, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka
• małżonek (wdowa i wdowiec)
• rodzice, w tym ojczym i macocha, oraz osoby przysposobione.

Papierową dokumentację pracowniczą możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników lub byłych pracowników o możliwości jej odbioru.

Zmiana dokumentacji z elektronicznej na papierową

Po zmianie dokumentacji na elektroniczną możesz uznać, że chcesz powrócić do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. W tej sytuacji:

• drukujesz wszystkie dokumenty
• podpisujesz wydruki – ty jako pracodawca albo osoba przez ciebie upoważniona, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym
• informujesz pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji
• umożliwiasz odbiór dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej.

Podpisywanie dokumentów przez pracownika

Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami kwalifikowanymi i wnioski podpisują ręcznie.

Uwaga! Nie możesz żądać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis.

Jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie.

W tej sytuacji również możesz prowadzić dokumentację elektroniczną. Musisz:

• zrobić skan przedłożonych dokumentów w postaci papierowej
• opatrzyć skan podpisem kwalifikowanym – twoim lub osoby upoważnionej – lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Ten podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Pracownik odbiera dokument w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą.

W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian w zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej, zajrzyj do pytań i odpowiedzi (2019 rok)