Jak prowadzić handel przez internet

W jakiej formie można prowadzić sklep internetowy

Polskie przepisy nie określają żadnej szczególnej formy prawnej, w której ma być prowadzona działalność polegająca na handlu w internecie. Może to być – między innymi – jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Przeczytaj, w jakiej formie można prowadzić działalność gospodarczą.

Ważne! Jedyną formą prowadzenia działalności, która nie będzie dostępna przy prowadzeniu sklepu internetowego, jest spółka partnerska. Ta forma działalności jest zastrzeżona dla osób wykonujących wolne zawody.

Musisz jednak pamiętać, że wybór formy prawnej, w której będziesz prowadzić działalność, ma wpływ – między innymi – na sposób jej opodatkowania. Warto wybrać taką formę, która będzie najbardziej będzie odpowiadać celom działalności.

Przeczytaj, jak wybrać optymalną formę opodatkowania.

Jakie zapisy musi zawierać regulamin

Sklep internetowy musi mieć regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną. Regulamin informuje konsumenta o przysługujących mu prawach i warunkach, na jakich handel się odbywa.

Regulamin sklepu musi określać:

• rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną

• warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:

  • wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca
  • zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym
  • warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną
  • tryb postępowania reklamacyjnego.

Regulamin musi informować klienta o:

• głównych cechach świadczenia z uwzględnieniem przedmiotu świadczenia oraz sposobu porozumiewania się z konsumentem
• danych identyfikujących przedsiębiorcy, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, a także numerze, pod którym został zarejestrowany
• adresie przedsiębiorstwa, adresie poczty elektronicznej oraz numerze telefonu, pod którymi konsument może szybko i efektywnie kontaktować się z przedsiębiorcą oraz innym środku komunikacji online, jeżeli taki środek przedsiębiorca dodatkowo udostępnia, który gwarantuje zachowanie pisemnej korespondencji pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą, w tym daty i godziny takiej korespondencji
• indywidualnym dostosowaniu ceny na podstawie zautomatyzowanego podejmowania decyzji, jeżeli przedsiębiorca takie stosuje
• adresie, pod którym konsument może składać reklamacje, jeżeli jest inny niż adres wymieniony powyżej
• łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenie wraz z podatkami, a gdy charakter przedmiotu świadczenia nie pozwala – rozsądnie oceniając – na wcześniejsze obliczenie ich wysokości – o sposobie, w jaki będą one obliczane
• opłatach za transport, dostarczenie, usługi pocztowe oraz innych kosztach, a gdy nie można ustalić wysokości tych opłat – o obowiązku ich uiszczenia
• kosztach korzystania ze środka porozumiewania się na odległość w celu zawarcia umowy, w przypadku gdy są wyższe niż zwykle stosowane
• sposobie i terminie zapłaty
• sposobie i terminie spełnienia świadczenia przez przedsiębiorcę oraz stosowanej przez przedsiębiorcę procedurze rozpatrywania reklamacji
• przewidzianej przez prawo odpowiedzialności przedsiębiorcy za zgodność świadczenia z umową
• sposobie i terminie wykonania prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, a także wzorzec formularza odstąpienia od umowy
• kosztach zwrotu rzeczy w przypadku odstąpienia od umowy, które ponosi konsument
• w odniesieniu do umów zawieranych na odległość – kosztach zwrotu rzeczy, jeżeli ze względu na swój charakter rzeczy te nie mogą zostać w zwykłym trybie odesłane pocztą
• obowiązku zapłaty przez konsumenta uzasadnionych kosztów poniesionych przez przedsiębiorcę za świadczenia spełnione do momentu odstąpienia od umowy
• funkcjonalności towarów z elementami cyfrowymi, treści cyfrowych lub usług cyfrowych oraz mających zastosowanie technicznych środkach ich ochron
• mających znaczenie kompatybilności i interoperacyjności towarów z elementami cyfrowymi, treści cyfrowych lub usług cyfrowych

Przykład

Pani Maria zamówiła ręcznie robione meble. Po 10 dniach, korzystając z prawa do odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorcy, odstępuje od umowy. W takiej sytuacji musi zwrócić koszty, które przedsiębiorca poniósł w okresie od złożenia zamówienia do odstąpienia od umowy.

• braku prawa odstąpienia od umowy między innymi w sytuacji, w której cena lub wynagrodzenie zależy od wahań na rynku finansowym, nad którymi przedsiębiorca nie sprawuje kontroli i które mogą wystąpić przed upływem terminu do odstąpienia od umowy czy w której przedmiotem świadczenia jest rzecz ulegająca szybkiemu zepsuciu lub mająca krótki termin przydatności do użycia
• obowiązku przedsiębiorcy dostarczenia rzeczy bez wad
• istnieniu i treści gwarancji i usług posprzedażnych oraz sposobie ich realizacji
• kodeksie dobrych praktyk, czyli zbiorze zasad postępowania, a w szczególności norm etycznych i zawodowych, o ile przedsiębiorca zobowiązał się do stosowania takiego kodeksu w odniesieniu do jednej lub większej liczby praktyk rynkowych
• czasie trwania umowy lub o sposobie i przesłankach wypowiedzenia umowy – jeżeli umowa jest zawarta na czas nieoznaczony lub jeżeli ma ulegać automatycznemu przedłużeniu
• minimalnym czasie trwania zobowiązań konsumenta wynikających z umowy
• wysokości i sposobie złożenia kaucji lub udzielenia innych gwarancji finansowych, które konsument jest zobowiązany spełnić na żądanie przedsiębiorcy
• możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasadach dostępu do tych procedur.

W niektórych przypadkach regulamin może być uzupełniony o takie zapisy, które dotyczą lub wynikają ze sprzedawanego asortymentu.

Ważne! Najpóźniej w chwili wyrażenia woli związania się umową na odległość sklep internetowy ma obowiązek poinformować klienta, w sposób jasny i zrozumiały oraz odpowiadający rodzajowi użytego środka porozumiewania się na odległość, o:

• ogólnych informacjach udostępnionych w specjalnej części interfejsu internetowego, która jest bezpośrednio i łatwo dostępna ze strony, na której prezentowane są oferty, dotyczących głównych parametrów decydujących
  o plasowaniu ofert przedstawionych konsumentowi w wyniku wyszukiwania, oraz względnym znaczeniu tych parametrów w porównaniu z innymi parametrami
• tym, czy osoba trzecia oferująca towary, usługi lub treści cyfrowe na internetowej platformie handlowej jest przedsiębiorcą – na podstawie oświadczenia tej osoby złożonego dostawcy internetowej platformy handlowej
• niestosowaniu przepisów dotyczących konsumentów do umowy zawieranej na internetowej platformie handlowej, jeżeli stroną tej umowy oferującą towary, usługi lub treści cyfrowe nie jest przedsiębiorca
• podziale obowiązków związanych z umową, która jest zawierana przez konsumenta na internetowej platformie handlowej, pomiędzy osobę trzecią oferującą towary, usługi lub treści cyfrowe a dostawcę internetowej platformy handlowej.

Jak udostępnić regulamin

W przypadku sklepu internetowego regulamin musisz udostępnić klientowi nieodpłatnie, przed zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

Regulamin powinien być udostępniony w takiej formie, która – jeśli klient tego chce – umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jego treści za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się klient. Chodzi między innymi o to, aby twoi klienci mogli bez problemu znaleźć, przeczytać i ewentualnie zapisać regulamin twojego sklepu.

Pamiętaj! Klient nie jest związany tymi postanowieniami regulaminu, które nie zostały mu udostępnione w wyżej wymieniony sposób. Oznacza to, że jeśli jakieś postanowienia nie zostaną wpisane do powszechnie dostępnego regulaminu, to nie obowiązują one klientów sklepu.

Prawo do odstąpienia od umowy

W handlu przez internet konsumentowi przysługują specjalne uprawnienia w zakresie odstąpienia od umowy.

W ciągu 14 dni klient może zwrócić towar i żądać zwrotu zapłaconej ceny bez podawania przyczyny. Towar może zostać odpakowany i wstępnie sprawdzony, ale nie może być używany.

Jeżeli klient nie został poinformowany o prawie odstąpienia od umowy, prawo to wygasa po upływie 12 miesięcy od dnia w, którym upłynęło 14 dni od zawarcia umowy. Jeżeli natomiast klient został poinformowany przez przedsiębiorcę o prawie odstąpienia od umowy przed upływem 12 miesięcy, termin do odstąpienia od umowy upływa po 14 dniach od dnia poinformowania klienta.

Ważne! Istnieje grupa produktów, która jest wyłączona spod przepisów o zwrocie. Są to między innymi:

• towary wyprodukowane według specyfikacji konsumenta lub wyraźnie zindywidualizowane (na przykład meble na wymiar czy biżuteria z wygrawerowaniem)
• zapieczętowane towary, które nie nadają się do zwrotu ze względu na ochronę zdrowia lub ze względów higienicznych, których opakowanie zostało otwarte po dostarczeniu (na przykład towary lecznicze, chusteczki nawilżane).

Co można sprzedawać przez internet

Co do zasady przez internet można handlować tym wszystkim, co jest dopuszczone do obrotu tradycyjnego. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki.

Pierwszy z nich, to sprzedaż leków przez internet. Prawo farmaceutyczne dopuszcza możliwość sprzedaży leków przez internet, ale tylko takich, które nie wymagają przepisania przez lekarza. Taką sprzedaż mogą prowadzić jedynie apteki i punkty apteczne. Szczegółowe wymagania dotyczące tego rodzaju handlu można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie wysyłkowej sprzedaży produktów leczniczych.

Kolejną grupą produktów, którymi handel w internecie jest zabroniony, są wyroby alkoholowe. Ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi stanowi, że sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa) przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży, prowadzi się w punktach sprzedaży, którymi są:

• sklepy branżowe ze sprzedażą napojów alkoholowych
• wydzielone stoiska – w samoobsługowych placówkach handlowych o powierzchni sprzedażowej powyżej 200 m2
• pozostałe placówki samoobsługowe oraz inne placówki handlowe, w których sprzedawca prowadzi bezpośrednią sprzedaż napojów alkoholowych.

Jest to lista zamknięta, co oznacza, że sprzedaż alkoholu poza miejscami wskazanymi powyżej jest zakazana. Co więcej, w wydawanej koncesji, która jest niezbędna do sprzedaży alkoholu, należy wskazać miejsce, w którym sprzedaż będzie się odbywała.

Podobnie sytuacja będzie wyglądała z papierosami i innymi wyrobami tytoniowymi.

To tylko trzy przykłady kategorii produktów, którymi nie można handlować przez internet. Kolejne dotyczą między innymi broni czy materiałów wybuchowych. Dlatego przed rozpoczęciem działalności, w razie wątpliwości, warto sprawdzić czy handel internetowy określoną grupą produktów jest legalny.

Nie istnieje niestety jeden zbiór, w którym można sprawdzić czy handel danymi produktami jest w jakiś sposób ograniczony. Można to jednak sprawdzić w Urzędzie Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Sklep internetowy a BDO

Rejestr BDO to inaczej Rejestr podmiotów wprowadzających produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami. Stanowi integralną część bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami – BDO. BDO pozwala na gromadzenie informacji o odpadach i ma zapewnić elektroniczną realizację obowiązków rejestrowych, ewidencyjnych i sprawozdawczych.

To, czy twoja działalność będzie podlegała wpisowi do BDO, zależy od asortymentu, jaki będziesz w nim oferować. Co do zasady zwolnione z obowiązku uzyskania wpisu będą sklepy oferujące produkty niematerialne, takie jak aplikacje komputerowe lub mobilne czy audiobooki. Podobnie będzie w przypadku sklepów, w imieniu których towary wysyła firma kurierska albo w których towary są wysyłane bezpośrednio od producenta.

Obowiązek uzyskania wpisu do BDO mają między innymi sklepy, które same pakują swoje towary. W takiej sytuacji sklep jest traktowany jako podmiot wprowadzający opakowania lub produkty w opakowaniach do obrotu.

Dlatego przed rozpoczęciem działalności dobrze jest dowiedzieć się, czy produkty, którymi masz zamiar handlować, i sposób, w jaki będziesz to robić, nie wymaga uzyskania wpisu do rejestru BDO. Informacji na ten temat udzielają właściwe departamenty w urzędach marszałkowskich.

Przeczytaj więcej o BDO – bazie danych odpadowych.

Ochrona danych osobowych w sklepie internetowym

Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się – między innymi – z koniecznością przestrzegania przepisów RODO, czyli przepisów rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Te przepisy dotyczą wszystkich, którzy przetwarzają dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Dane osobowe to informacje, które umożliwiają zidentyfikowanie konkretnej osoby fizycznej, na przykład imię, nazwisko, adres zamieszkania, dane o lokalizacji, adres IP, identyfikator plików cookie.

Możesz przetwarzać dane osobowe, tylko jeśli masz do tego odpowiednią podstawę prawną. W przypadku sklepów internetowych najczęściej wskazywanymi podstawami są:

• zgoda wyrażona w sposób świadomy i dobrowolny
• umowa
• prawnie uzasadniony interes administratora, na przykład działania marketingowe, zapewnienie bezpieczeństwa sieci i informacji, zapobieganie oszustwom.

Warto podkreślić, że w przypadku przetwarzania danych w celu realizacji umowy, na przykład podczas realizacji zamówienia, zgoda nie jest konieczna, gdyż wtedy podstawą prawną jest właśnie zawarta z klientem umowa, na podstawie której jest możliwe przetwarzanie jego danych osobowych.

Ważne! Przedsiębiorca powinien pozyskiwać i przechowywać jedynie te dane osobowe, które są niezbędne z punktu widzenia wykonania danej usługi.

Kolejnym ważnym wymogiem, który gwarantuje działanie zgodne z przepisami RODO, jest spełnienie obowiązku informacyjnego, a więc poinformowanie klientów między innymi o tym:

• kto będzie przetwarzać ich dane osobowe
• w jakim celu dane będą przetwarzane
• na jakiej podstawie dane będą przetwarzane
• jak długo dane będą przetwarzane
• jakie kategorie danych osobowych będą przetwarzane
• że klient ma prawo cofnąć zgody.

Przedsiębiorca może zrealizować obowiązek informacyjny przygotowując klauzulę informacyjną, czyli zbiór wszystkich wymaganych informacji lub opisując je w polityce prywatności, która jest osobnym dokumentem.

W przypadku sklepów internetowych klauzula informacyjna może być zamieszczona na stronie internetowej sklepu bądź przekazywana za pośrednictwem konkretnego linku na tej stronie. Klauzula powinna być zwięzła, zrozumiała i wyrażona prostym językiem. Choć nie ma wymogu, żeby przedsiębiorca dokumentował, że każdy klient zapoznał się z treścią klauzuli informacyjnej, to dla wykazania spełnienia obowiązku informacyjnego warto zastosować w tym przypadku pola wyboru „checkbox”. Klient wybierając je potwierdza, że zapoznał się z treścią klauzuli.

RODO nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przygotowania określonych dokumentów, takich jak:

• rejestr czynności przetwarzania
• polityka prywatności
• polityka bezpieczeństwa
• regulamin sklepu internetowego
• polityka dotycząca plików cookie
• upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Przygotowanie dokumentów powinien poprzedzić audyt, który pomoże określić wszystkie czynności przetwarzania danych osobowych, czyli zbiór operacji na tych danych, oraz wskazać jakie zabezpieczenia lub procedury ochrony danych osobowych należy opracować. Choć przepisy RODO nie formułują wprost wymagań dotyczących sposobu prowadzenia dokumentacji przetwarzania danych osobowych, jej konkretnej zawartości czy nazw dokumentów, nie oznacza to, że dokumentacja nie jest konieczna. Nie ma jednak uniwersalnej listy wymaganych dokumentów. Dokumentacja powinna zostać dostosowana do działalności konkretnego sklepu internetowego, z uwzględnieniem analizy ryzyka związanego z naruszeniami przetwarzania danych.

Szczegółowe informacje dotyczące zgodności dokumentacji przetwarzania danych osobowych z RODO można znaleźć na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Sprzedaż przez internet na terenie Unii Europejskiej

W przypadku sprzedaży produktów do państw członkowskich Unii Europejskiej firmy mają prawo do swobodnego handlu swoimi towarami pod warunkiem, że zostały one legalnie dopuszczone do obrotu w którymś z krajów Unii Europejskiej.

Przeczytaj, jakie wymagania muszą spełniać towary wprowadzane na rynek Unii Europejskiej.

To, że możesz swobodnie sprzedawać towary na terenie Unii Europejskiej, wynika między innymi z:

• unii celnej na terytorium UE, która oznacza zakaz nakładania ceł i opłat o skutku równoważnym do ceł
• wprowadzania między państwami członkowskimi UE ograniczeń ilościowych w przywozie i wywozie oraz środków o skutku równoważnym do tych ograniczeń.

Poszczególne państwa mogą wprowadzać pewne ograniczenia w swobodnej wymianie towarów w przypadku naruszenia:

• zasady moralności publicznej
• zasady ochrony zdrowia i życia ludzi, zwierząt oraz ochrony roślin
• zasady ochrony narodowych dóbr kultury o wartości artystycznej, historycznej lub archeologicznej
• zasady ochrony własności przemysłowej i handlowej.

Więcej informacji na temat zasad obowiązujących przy wyprowadzaniu na rynek konkretnych kategorii produktów może ci udzielić Polski Punkt Kontaktowy ds. Produktów, działający przy Ministerstwie Rozwoju i Technologii.

Sprzedaż towarów z kraju spoza Unii Europejskiej

Jeśli prowadzisz sklep internetowy poza granicami Unii Europejskiej i chcesz sprzedawać swoje towary polskim klientom, te towary muszą zostać wprowadzone do obrotu na rynek unijny.

W zależności od kategorii produktów muszą:

• odpowiadać wymogom stawianym przez przepisy unijne – mówimy wtedy o obszarze zharmonizowanym, czyli sytuacji, w której wymagania dla określonych produktów wynikają z przepisów przyjętych na szczeblu unijnym
• spełnić wymagania określone w przepisach krajowych poszczególnych państw członkowskich, kiedy nie określono wspólnych unijnych wymagań dla towarów
• spełnić ogólne normy dotyczące bezpieczeństwa.

Przeczytaj, jakie wymagania muszą spełniać towary wprowadzane na rynek Unii Europejskiej.

Więcej informacji na temat zasad obowiązujących przy wprowadzaniu na rynek konkretnych kategorii produktów może ci udzielić:

• Polski Punkt Kontaktowy ds. Produktów, działający przy Ministerstwie Rozwoju i Technologii, e-mail: pcp@mrpit.gov.pl
• Departament Inspekcji Handlowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, tel. 22 55 60 176, dih@uokik.gov.pl

Jesteś polskim przedsiębiorcą prowadzącym działalność handlową w internecie, sprzedającym do krajów Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinu lub Norwegii? Instytucja publiczna w innym kraju nie przestrzega przepisów obowiązujących w UE związanych z handlem internetowym? Zgłoś swoją sprawę do Centrum SOLVIT Polska i uzyskaj bezpłatną pomoc.

Cła, podatki

Poza wymaganiami wynikającymi z przepisów unijnych dotyczących bezpieczeństwa produktów i ich wprowadzenia do obrotu, nie zapominaj, że będziesz mieć obowiązki celne i podatkowe. Od towarów sprowadzanych z zagranicy należy zapłacić cło, którego wysokość różni się w zależności od rodzajów towarów sprowadzonych do kraju. Orientacyjną wysokość cła, jaką będziesz musiał zapłacić, możesz sprawdzić w przeglądarce taryfowej Isztar, prowadzonej przez Ministerstwo Finansów.

Więcej na temat procedury celnej możesz dowiedzieć się ze strony internetowej Krajowej Administracji Skarbowej.

Żywność

W przypadku sprowadzania żywności z zagranicy sytuacja zależy od tego, czy jest to żywność pochodzenia zwierzęcego czy nie zwierzęcego.

W przypadku żywności pochodzenia niezwierzęcego będziesz musiał skontaktować się z właściwą jednostką Państwowej Inspekcji Sanitarnej – będzie to albo Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna albo Granicza Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna.

Jeśli chodzi o żywność pochodzenia zwierzęcego, będzie musiał zostać powiadomiony lekarz weterynarii, na którego terenie taka żywność będzie wwożona do kraju.