Podstawowe informacje o księgowości i ewidencjach w przedsiębiorstwie

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów dla małych firm

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to uproszczona forma księgowości przeznaczona dla mniejszych firm. Pozwala ustalić przychody i koszty prowadzonej działalności gospodarczej dla celów podatku dochodowego.

Ewidencję prowadzi się odrębnie za każdy rok, w formie papierowej lub elektronicznej, według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzisz, jeśli:

• prowadzisz firmę jako osoba fizyczna, przedsiębiorstwo w spadku, spółka cywilna osób fizycznych, spółka cywilna osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska
• wybrałeś opodatkowanie na zasadach ogólnych (12% i 32%) lub według stawki liniowej (19%)
• twoje przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 2 mln euro (w 2022 roku to jest 9 188 200 zł).

Nie musisz zawiadamiać urzędu skarbowego o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeżeli twoje przychody przekroczą 2 mln euro musisz prowadzić księgi rachunkowe (pełna księgowość).

Przeczytaj, jak prowadzić PKPiR.

Ewidencja przychodów przy rozliczeniu ryczałtem

Jeśli wybrałeś opodatkowanie w formie ryczałtu ewidencjonowanego, musisz prowadzić ewidencję przychodów według wzoru z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

To najprostsza forma księgowości, w której ujmuje się wyłącznie przychody z działalności gospodarczej.

Ważne, aby prowadzić ją rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Rzetelna ewidencja to taka, w której poszczególne zapisy są zgodne ze stanem rzeczywistym.

Ewidencja prowadzona w sposób niewadliwy, to ewidencja prowadzona zgodnie z przepisami prawa.

Prowadzisz ją w formie papierowej lub elektronicznej, odrębnie za każdy rok.

Zapisy w ewidencji powinny być dokonywane w porządku chronologicznym, nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc.

Ewidencja przychodów musi zawierać:

• datę wpisu
• numer dowodu księgowego, na podstawie którego dokonano wpisu
• datę uzyskania przychodu
• kwotę przychodu opodatkowanego według poszczególnych stawek: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15%, 17%. Wysokość stawki zależy od rodzaju prowadzonej działalności.

Pamiętaj, że stawkę ryczałtu ustalasz w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, a wysokość ryczałtu - na podstawie osiągniętych przychodów. Tych przychodów nie możesz pomniejszyć o poniesione koszty firmowe.

Ważne! W 2022 roku limit przychodów dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wynosi 2 mln euro, czyli 9 188 200 zł.

To oznacza, że ryczałtem w 2022 roku możesz rozliczać się, jeśli:

• prowadzisz samodzielnie jednoosobową działalność gospodarczą i przychody z tej działalności nie przekroczyły w 2021 roku kwoty 2 mln euro (9 188 200 zł)
• jesteś wspólnikiem spółki cywilnej osób fizycznych lub spółki jawnej osób fizycznych i przychody wszystkich wspólników łącznie nie przekroczyły w 2021 roku kwoty 2 mln euro (9 188 200 zł).

Jeśli twoje przychody nie są duże i w poprzednim roku nie przekroczyły 200 tys. euro (918 820 zł), możesz wybrać kwartalne rozliczanie ryczałtu.

Przeczytaj, kto może stosować ryczałt i jak go opłacać.

Zapisów w ewidencji dokonujesz na podstawie dowodów sprzedaży, czyli: faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, jeśli sprzedaż jest udokumentowana fakturami.

W przypadku sprzedaży bez faktur – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość przychodów za ten dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu.

Jeśli ewidencjonujesz sprzedaż na kasie fiskalnej, zapisy w ewidencji realizujesz na podstawie dobowych raportów fiskalnych. Na odwrocie raportu dobowego umieszczasz informację o łącznej wartości przychodów, które wynikają z tego raportu, z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu.

Jeśli pomimo obowiązku nie prowadzisz ewidencji przychodów w sposób właściwy, organ podatkowy może samodzielnie oszacować twój przychód i opodatkować go według 5-krotności stawki ryczałtu, jednak nie więcej niż 75%.

Ważne! W zależności od tego czy jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jesteś zobowiązany do przesyłania ewidencji JPK_VAT czy nie od 2025 roku albo od 2026 roku ewidencję przychodów będziesz mógł prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programu komputerowego. Informacje z ewidencji trzeba będzie przesyłać do urzędu skarbowego w ustrukturyzowanej formie elektronicznej w wyznaczonych terminach w trakcie roku podatkowego, a także po jego zakończeniu.

W ewidencji przychodów nie ujmujesz kosztów, ponieważ podatek płacisz od przychodu, bez pomniejszania go o koszty. Jednak mimo to masz obowiązek:

• posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów
• prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podobniej jak przy rozliczeniu na zasadach ogólnych.

Ewidencję przychodów i dowody, na podstawie których dokonujesz zapisów musisz przechowywać odpowiednio: w miejscu wykonywania działalności, w siedzibie spółki lub w biurze rachunkowym – jeśli korzystasz z jego usług.

Przeczytaj:

• więcej o ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych
• kiedy i jak złożyć oświadczenie o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
• składka zdrowotna na ryczałcie

Brak księgowości przy karcie podatkowej

Jeśli rozliczasz podatki w formie karty podatkowej, nie masz obowiązku prowadzenia księgowości. Nie jest potrzebna, ponieważ stawkę podatku, określoną kwotowo na dany rok podatkowy, ustala naczelnik właściwego urzędu skarbowego.

Wysokość podatku zależy od – między innymi – rodzaju i zakresu prowadzonej działalności gospodarczej, liczby mieszkańców w miejscowości w której jest prowadzona działalność gospodarcza oraz liczby zatrudnionych pracowników.

Jeśli rozliczasz się kartą, nie musisz też składać zeznań podatkowych.

Masz jednak obowiązek wydawania na żądanie klienta faktur i rachunków, które potwierdzają sprzedaż towaru czy wykonanie usługi.

Ważne! Od 1 stycznia 2022 roku nie ma możliwości złożenia wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej. Ta forma opodatkowania może być stosowana wyłącznie przez przedsiębiorców, którzy prowadzili firmę w 2021 roku i na dzień 31 grudnia 2021 roku opodatkowani byli kartą podatkową.

Przeczytaj

• więcej na temat opodatkowania kartą podatkową
• składka zdrowotna na karcie podatkowej

Pełna rachunkowość dla największych firm

Pełna rachunkowość (księgi rachunkowe) to najbardziej złożona forma ewidencji, którą najczęściej prowadzą duże firmy.

W księgach rachunkowych odnotowuje się wszystkie operacje gospodarcze podmiotu w formie zapisów, które powinny być rejestrowane chronologicznie i systematycznie.

Do prowadzenia pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych) zobowiązane są między innymi:

• spółki handlowe takie jak: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o. o. w organizacji), spółka akcyjna (spółka akcyjna w organizacji), prosta spółka akcyjna (prosta spółka akcyjna w organizacji), spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna bez względu na wielkość przychodów)
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku, jeśli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 mln euro (w 2022 roku odpowiada to kwocie 9 188 200 zł).

Możesz dobrowolnie prowadzić pełną księgowość (księgi rachunkowe), jeśli twoje przychody za poprzedni rok były niższe, niż 2 mln euro.

Zawiadom o tym urząd skarbowy przed rozpoczęciem roku obrotowego. Możesz to zrobić wprowadzając odpowiednie zmiany w swoim wpisie w CEIDG.

Sprawdź, jak zmienić wpis w CEIDG.

Jeśli twoja firma ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, nie musisz informować o tym urzędu skarbowego. Nie musisz też informować urzędu o przejściu na księgi rachunkowe z powodu przekroczenia progu obrotów, czyli 2 mln euro.

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej (program komputerowy).

Od 2025 roku podatnicy prowadzący księgi rachunkowe muszą prowadzić te księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać je właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego.

Informacje trzeba będzie przesyłać do urzędu skarbowego w ustrukturyzowanej formie elektronicznej, w wyznaczonych terminach w trakcie roku podatkowego, a także po jego zakończeniu.

Od 2025 roku ten sam obowiązek będzie dotyczył podatników PIT zobowiązanych do przesyłania ewidencji JPK_VAT.

Księgi rachunkowe składają się z kilku części. Są to:

• dziennik
• księga główna
• księgi pomocnicze
• zestawienie: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych
• wykaz aktywów i pasywów (inwentarz).

Począwszy od 2025 roku poza podstawowymi danymi, podatnicy CIT będą musieli uwzględnić w księgach rachunkowych dodatkowe dane, takie jak:

• dane identyfikacyjne kontrahenta podatnika;
• w przypadku faktur stanowiących dowód księgowy - numer identyfikujący fakturę lub fakturę korygującą w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF);
• znaczniki identyfikujące konta rachunkowe, wykazywane według słownika znaczników identyfikujących konta rachunkowe (określonego w treści rozporządzenia);
• dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z ewidencji środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej:
• wysokość, rodzaj i typ różnicy pomiędzy wynikiem bilansowym i podatkowym.

Pełna księgowość oznacza też większą liczbę obowiązków. Poza prowadzeniem ksiąg rachunkowych i dodatkowych ewidencji (na przykład środków trwałych, ewidencji magazynowej) obowiązkowe jest przede wszystkim przygotowanie sprawozdania finansowego.

Ważne! Sprawozdania finansowe niektórych podmiotów muszą być badane przez biegłego rewidenta. Dotyczy to między innymi grup kapitałowych oraz banków, SKOK, spółek akcyjnych (z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji), jeżeli kontynuują działalność, a także jednostek, która sporządziły w ubiegłym roku sprawozdanie finansowe i spełniły co najmniej dwa z warunków:

• zatrudniały średnio więcej niż 50 osób
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Przeczytaj, kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe.

Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT

Wyróżniamy dwa rodzaje ewidencji VAT:

• ewidencja uproszczona
• ewidencja pełna

Ewidencję uproszczoną VAT prowadzą przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT.

Przeczytaj, kiedy przysługuje zwolnienie podmiotowe z VAT.

Uproszczona ewidencja VAT

Ewidencję uproszczoną możesz prowadzić w jakiejkolwiek formie, przepisy nie określają jej wzoru. Właściwie prowadzona ewidencja to taka, która wykazuje wartość sprzedaży w danym dniu.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego ale realizujesz dwa rodzaje sprzedaży czyli sprzedaż uwzględnianą przy ustalaniu prawa do zwolnienia oraz sprzedaż nieuwzględniana przy ustalaniu prawa do zwolnienia podmiotowego, musisz prowadzić ewidencję w taki sposób, aby te dwa rodzaje sprzedaży były rozdzielone.

Ważne! Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT nie muszą wysyłać co miesiąc lub co kwartał plików JPK. Struktury JPK należy przygotować wyłącznie na żądanie urzędu skarbowego.

Pełna ewidencja VAT

Ewidencję pełną Vat prowadzą czynni podatnicy VAT. Jeśli więc jesteś podatnikiem czynnym VAT, musisz prowadzić kompleksową ewidencję zakupu i sprzedaży VAT.

Rejestry VAT są podstawą deklaracji i ewidencji miesięcznej JPK_V7 lub kwartalnej JPK_V7K, w których przedstawiasz zestaw informacji o zakupach i sprzedaży za dany okres (miesiąc lub kwartał) Ewidencja musi być prowadzona w formie elektronicznej.

Rejestry VAT nie mają określonego wzoru, powinny jednak zawierać m.in.:

• kolejne numery wpisów
• dane faktury (kontrahent, numer faktury, data wystawienia)
• wartość sprzedaży
• wartość podatku VAT z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki.

Przeczytaj:

• jak składać JPK_VAT z deklaracją
• jak prawidłowo rozliczyć VAT.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu to dokumentacja prowadzona zarówno na potrzeby podatku dochodowego, jak i podatku VAT.

Ewidencję dla celów VAT prowadzisz, jeśli jesteś podatnikiem VAT czynnym i chcesz odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego. Aby skorzystać z pełnego odliczenia VAT, musisz złożyć do urzędu skarbowego formularz VAT-26 i wykorzystywać samochód wyłącznie w działalności gospodarczej.

Przeczytaj, jak złożyć informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (VAT-26).

Jeśli nie prowadzisz ewidencji przebiegu pojazdu i używasz samochód do celów mieszanych – zarówno firmowych jak i osobistych - odliczysz 50% podatku.

Jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (identycznej jak dla celów VAT), umożliwi ci odliczenie 100% wydatków na jego użytkowanie. Jeśli nie prowadzisz ewidencji, odliczysz 75% wydatków.

Jeśli wykorzystujesz swój samochód prywatny (nie będący majątkiem firmy) dla celów działalności gospodarczej, nie musisz już prowadzić żadnej ewidencji przebiegu pojazdu. Wówczas odliczysz 20% wydatków na jego użytkowanie.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać takie dane jak:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji
• stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący: kolejny numer wpisu, dat i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych dotyczy przedsiębiorców, którzy rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub na ryczałcie.

Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych to warunek tego, by odpisy amortyzacyjne mogły być podatkowym kosztem uzyskania przychodu twojej firmy.

Do każdego środka trwałego przypisz odpowiedni symbol KŚT - Klasyfikacji Środków Trwałych. Ma on wpływ na zastosowanie odpowiedniej stawki amortyzacyjnej, według której będą dokonywane odpisy amortyzacyjne w kosztach. Odpisy amortyzacyjne wynikają ze zmniejszenia wartości środka trwałego na skutek jego zużycia.

Aby wprowadzić określony składnik majątku do ewidencji środków trwałych i poddać go amortyzacji musisz ustalić jego wartość początkową. Jest o cena zakupu powiększona o koszty uzyskania danego środka, na przykład koszty transportu.

Jeśli środek trwały został wytworzony we własnym zakresie, za wartość początkową uważa się sumę wszystkich kosztów poniesionych podczas jego wytworzenia.

Pamiętaj! Wprowadzenie środka do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych musi nastąpić najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do używania.

Do ewidencji wpisujesz środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników zwolnionych), a przewidywany okres ich użytkowania przekracza 1 rok.

Do ewidencji możesz również wprowadzać rzeczy o wartości poniżej 10 000 zł - wówczas odliczasz wydatek jednorazowo (jednorazowa amortyzacja).

Ewidencja powinna ona zawierać co najmniej:

• liczbę porządkową
• datę nabycia
• datę przyjęcia do używania
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych
• wartość początkową
• stawkę amortyzacyjną
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony
• zaktualizowaną wartość początkową
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Programy do prowadzenia księgowości

Prowadzenie dokumentacji księgowo-finansowej ułatwiają odpowiednie programy. Jeśli prowadzisz ewidencję VAT i wysyłasz pliki JPK_VAT, możesz skorzystać z darmowego programu Ministerstwa Finansów e-mikrofirma.

Ten program umożliwia wystawianie faktur krajowych, zapisywanie faktur krajowych zakupu i tworzenie ewidencji VAT, które pozwalają na tworzenie, sprawdzanie, podpisywanie i przesyłanie plików JPK_VAT do systemu Ministerstwa Finansów. Nie jest jednak programem finansowo-księgowym.